Telematikinfrastruktur im Pflegeheim: was Pflicht ist und was das Heim braucht

Seit wann ist die TI-Anbindung für Pflegeheime Pflicht?

Die Pflicht steht in § 341 Abs. 8 SGB V: Ambulante und stationäre Pflegeeinrichtungen „haben bis zum 1. Juli 2025 alle Voraussetzungen zu erfüllen, um den Zugriff auf die elektronische Patientenakte und den Anschluss an die Telematikinfrastruktur … umzusetzen“. Laut gematik gilt das auch für Tagespflegen.

Strafen sieht das Gesetz für Pflegeheime nicht vor, anders als für Arztpraxen und Krankenhäuser, denen die Vergütung gekürzt wird. Die gematik schreibt dazu, über Sanktionen entscheide das Bundesgesundheitsministerium, geplant seien bisher keine. Die Folgen sind trotzdem spürbar: Ohne Anschluss gibt es keine TI-Pauschale und keine TI-Anwendungen, und künftige Pflichtanwendungen wie die elektronische Abrechnung setzen den Anschluss voraus.

Was „angeschlossen“ heißt, definiert das Gesetz nicht. Für die TI-Pauschale zählt, dass die Institutionskarte ein gültiges Zertifikat hat und ihre Telematik-ID im Verzeichnisdienst der TI eingetragen ist (GKV-Spitzenverband, März 2025).

Was braucht ein Pflegeheim für die Telematikinfrastruktur?

1. Eine SMC-B, die Institutionskarte des Heims. Ohne sie gibt es keine Verbindung zur TI.
2. Mindestens einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA). Die SMC-B wird nur an Einrichtungen ausgegeben, denen eine Person mit eHBA zugeordnet ist. Ein Träger mit mehreren Häusern kommt mit einem eHBA aus.
3. Einen Konnektor mit VPN-Zugang oder ein TI-Gateway. Beim TI-Gateway betreibt der Anbieter die Technik im Rechenzentrum und kümmert sich um Updates.
4. Ein E-Health-Kartenterminal. Darin steckt die SMC-B, und darüber wird die Gesundheitskarte der Bewohner gelesen. Eines je Arbeitsplatz ist nicht nötig.
5. Einen Vertrag mit einem zugelassenen KIM-Anbieter und mindestens eine KIM-Adresse. Weitere Adressen, etwa je Wohnbereich, sind möglich.
6. Eine Pflegesoftware, die TI-Anwendungen nutzen kann. Die gematik empfiehlt, KIM im Primärsystem zu nutzen statt in einem eigenen Mailprogramm, weil nur so strukturierte Nachrichten wie Rezeptanforderungen sauber ankommen (KIM-Leitfaden).

SMC-B und eHBA beantragen

Beide Karten gibt es über das elektronische Gesundheitsberuferegister (eGBR) bei der Bezirksregierung Münster. Den Antrag für die SMC-B stellt eine vertretungsberechtigte Person, zum Beispiel die Verwaltungsleitung. Dazu gehören eine Anmeldung per Online-Ausweis, ELSTER-Unternehmenskonto oder BundID, die Angabe der Person mit eHBA, die Wahl des Kartenherstellers und eine Identifizierung, meist per POSTIDENT. Das eGBR nimmt 40 Euro Gebühr je Karte, den Kartenpreis legt der Hersteller fest. Beide Karten gelten höchstens fünf Jahre (gematik-FAQ).

Verlässt die Pflegefachperson mit dem eHBA das Haus, muss eine andere einen eigenen Ausweis beantragen. Seit 01.01.2026 ist außerdem die Einrichtungsleitung dafür verantwortlich, dass die SMC-B nicht unbefugt weitergegeben und bei Schließung des Hauses gesperrt wird (§ 340a SGB V).

TI-Pauschale: Höhe, Antrag und Kürzungen

Die Kosten für Ausstattung und Betrieb übernimmt die Pflegeversicherung als monatliche TI-Pauschale (§ 106b SGB XI). Die Einzelheiten regelt die Finanzierungsvereinbarung des GKV-Spitzenverbands. Gestartet ist sie 2023 mit 192,80 Euro Grundpauschale und zwei Zuschlägen von je 7,20 Euro für elektronische Heilberufsausweise. Seitdem steigen die Beträge jedes Jahr zum 1. Januar mit dem Punktwert der Ärzte. 2025 waren es 207,93 Euro und 7,77 Euro. Für 2026 nennen TI-Anbieter 213,75 Euro und 7,99 Euro, das entspricht einer Steigerung um 2,8 Prozent.

Beantragt wird im Antragsportal des GKV-Spitzenverbands, angemeldet mit der SMC-B. Gefragt werden die Telematik-ID, das Institutionskennzeichen, das Datum des ersten Anschlusses, der Konnektortyp und die installierten Anwendungen. Die Frist ist kurz: Der Antrag muss bis zum Ende des Quartals gestellt sein, das auf den Monat des Anschlusses folgt. Rückwirkend wird nicht gezahlt, und nach einem Jahr verfallen Ansprüche.

Fehlt eine der vorgeschriebenen Anwendungen, halbiert sich die Pauschale. Fehlen zwei oder fehlt der Anschluss, gibt es nichts. Kommt eine neue Pflichtanwendung hinzu, hat das Heim drei Monate Zeit, die Ausstattung per Eigenerklärung nachzuweisen. Wer einen Gesamtversorgungsvertrag für mehrere Häuser hat, bekommt für jedes Haus eine eigene Pauschale.

KIM im Pflegeheim

KIM steht für Kommunikation im Medizinwesen und ist E-Mail innerhalb der TI, verschlüsselt und nur zwischen angeschlossenen Einrichtungen. Darüber laufen zum Beispiel Befunde aus der Hausarztpraxis, Entlassbriefe aus der Klinik, Medikationspläne, Rezeptanforderungen an die Praxis und die Abstimmung mit der Apotheke. Die gematik rät, mit den drei Partnern anzufangen, mit denen das Haus am meisten zu tun hat: Hausarztpraxis, Stammapotheke und Klinik.

Die KIM-Adressen der Partner stehen im Verzeichnisdienst der TI. Gesucht wird am besten nach der Einrichtung statt nach einer Person, bei Praxen mit Ort und Fachrichtung.

Die elektronische Abrechnung per KIM betrifft bisher ambulante Pflegeleistungen. Ab 01.10.2027 sollen ambulante Abrechnungsunterlagen nur noch per KIM gehen. Ein Verfahren für die Pflegesätze stationärer Heime gibt es noch nicht.

ePA im Pflegeheim: was Pflegekräfte lesen und schreiben dürfen

Pflegefachpersonen, Altenpflegerinnen und Altenpfleger sowie Gesundheits- und Krankenpflegende dürfen Daten aus der elektronischen Patientenakte lesen und Daten zur pflegerischen Versorgung speichern, soweit die Versorgung es erfordert (§ 352 SGB V). Pflegehilfs- und Assistenzkräfte mit mindestens einjähriger Ausbildung dürfen unter Aufsicht zugreifen. Seit 01.01.2026 sind die Abrechnungsdaten der Krankenkassen von diesem Zugriff ausgenommen.

Lesen kann das Heim zum Beispiel Befunde, Diagnosen, Arztbriefe, Laborwerte und die Medikationsliste. Hinweise auf Vorsorgevollmacht oder Patientenverfügung nur mit Einwilligung. Hochladen dürfen Pflegekräfte Dokumente zur pflegerischen Versorgung im Format PDF/A bis 25 MB (gematik, ePA für Pflegeeinrichtungen). Den elektronischen Medikationsplan bearbeiten nur Ärzte und Apotheken.

Der Zugriff beginnt, wenn das Heim die Gesundheitskarte des Bewohners einliest. Eine PIN braucht es nicht. Danach gilt die Freigabe in der Regel 90 Tage; der Bewohner kann sie in der App seiner Krankenkasse verkürzen oder unbegrenzt erteilen.

E-Rezept im Pflegeheim

Grundsätzlich darf eine Arztpraxis E-Rezepte nicht direkt an eine bestimmte Apotheke schicken, weil Patienten ihre Apotheke frei wählen. Für Heime gibt es eine Ausnahme: Ist im Heimversorgungsvertrag eine Apotheke festgelegt und hat der Bewohner oder seine Vertretung zugestimmt, darf die Praxis das Rezept dieser Apotheke zuweisen (gematik-FAQ).

Die Zugangsdaten zu einem E-Rezept dürfen nur über die TI laufen, nicht per Fax oder normaler E-Mail (§ 360 Abs. 16 SGB V). Für den Weg über KIM gibt es eigene Nachrichtenformate: die Rezeptanforderung vom Heim an die Praxis und die Zuweisung von der Praxis an Heim oder Apotheke. Laut E-Rezept-Fahrplan der gematik setzen die Softwarehersteller diese Formate gerade um.

Was sich 2026 und 2027 ändert

Quellen: SGB V, gematik RSA-ECC-Umstellung, GIGV.

Prüfen Sie deshalb, ob Ihre SMC-B noch zur Generation 2.0 gehört. Diese Karten können nur RSA, und die gematik schaltet die RSA-Technik seit Ende Juni 2026 schrittweise ab.

Braucht die Pflegesoftware eine Zertifizierung?

Für die TI-Pauschale nicht. Die Finanzierungsvereinbarung verlangt KIM und die TI-Komponenten, eine Zertifizierung der Pflegesoftware kommt darin nicht vor.

Auch das Gesetz verlangt sie im Moment nicht. Nach § 373 Abs. 5 SGB V müssen Pflegeeinrichtungen geprüfte Software erst dann einsetzen, wenn das Bundesgesundheitsministerium eine Anforderung in der GIGV verbindlich festgelegt hat, und zwar binnen der dort genannten Frist. Für Pflegesoftware steht dort bisher genau eine Anforderung: die Medikationsdaten in der ePA, umzusetzen bis 30.09.2027.

Im Fachportal der gematik steht noch, das Basisprofil für Pflegesoftware (ISiP) müsse seit 01.07.2024 umgesetzt sein. Diese Frist stammt aus einer Fassung des § 373, die das Digital-Gesetz schon im März 2024 ersetzt hat. Ob ISiP für Ihr Haus eine Rolle spielt, klären Sie im Zweifel direkt mit Ihrem Softwareanbieter. Einen Überblick, welche Pflegesoftware welche TI-Funktionen nach eigener Angabe hat, gibt der TI-Score von gematik und IGES unter ti-score.de.