Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
Stand: Oktober 2026
§ 1 Geltungsbereich und Vertragspartner
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für die Nutzung der Software-as-a-Service-Plattform "VitalDesk" (nachfolgend "Dienst" oder "Plattform"), betrieben von:
Xaver Bauer – Management- und Organisationsberatung
Pilgramsroth 130
96450 Coburg
E-Mail: info@vitaldesk.de
(nachfolgend "Anbieter")
Der Nutzer (nachfolgend "Kunde") akzeptiert diese AGB mit der Registrierung auf der Plattform. Abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht anerkannt, es sei denn, der Anbieter hat diesen ausdrücklich schriftlich zugestimmt.
Die §§ 1 bis 13 (Teil A) regeln die Nutzung der Plattform. Für Weiterbildungen der VitalDesk Akademie gelten zusätzlich die Teilnahmebedingungen in Teil B (§§ 14 bis 22); soweit sie Abweichendes regeln, gehen sie Teil A vor.
§ 2 Leistungsbeschreibung
VitalDesk ist eine webbasierte Plattform zur Personalplanung und Krankheitsquoten-Analyse für Unternehmen. Der Dienst umfasst je nach gebuchtem Tarif:
- Free-Tarif: Krankheitsquoten-Dashboard, Branchenvergleich, Kostenberechnung, PDF-Monatsreport, bis zu 3 Abteilungen, 1 Standort.
- Pro-Tarif: Alle Free-Funktionen, zusätzlich KI-Musteranalyse, Szenario-Simulationen, KI-Personalplanung, E-Mail-Alerts, CSV-Import/Export, unbegrenzte Standorte und Abteilungen.
Der Anbieter behält sich vor, den Funktionsumfang der Plattform weiterzuentwickeln und zu verbessern. Wesentliche Einschränkungen des gebuchten Leistungsumfangs werden dem Kunden rechtzeitig mitgeteilt.
§ 3 Registrierung und Kundenkonto
Die Nutzung der Plattform setzt eine Registrierung voraus. Der Kunde ist verpflichtet, bei der Registrierung wahrheitsgemäße Angaben zu machen und seine Zugangsdaten vertraulich zu behandeln. Der Kunde haftet für alle Aktivitäten, die über sein Konto erfolgen.
§ 4 Vertragsschluss und Laufzeit
Der Vertrag über die Nutzung des Free-Tarifs kommt mit Abschluss der Registrierung zustande und läuft auf unbestimmte Zeit.
Der Vertrag über den Pro-Tarif kommt mit Abschluss des Bestellvorgangs und Bestätigung durch den Anbieter zustande. Der Pro-Tarif hat eine Mindestlaufzeit von einem Monat und verlängert sich automatisch um jeweils einen weiteren Monat, sofern er nicht mit einer Frist von 7 Tagen zum Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums gekündigt wird.
§ 5 Preise und Zahlung
Die Nutzung des Free-Tarifs ist kostenlos. Für den Pro-Tarif gelten die zum Zeitpunkt der Bestellung auf der Website angegebenen Preise. Alle Preise verstehen sich inklusive der gesetzlichen Umsatzsteuer.
Die Zahlung erfolgt monatlich im Voraus per Kreditkarte, SEPA-Lastschrift oder einem anderen auf der Plattform angebotenen Zahlungsmittel. Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zum Pro-Tarif zu sperren.
§ 6 Kündigung
Der Free-Tarif kann jederzeit ohne Angabe von Gründen durch Löschung des Kundenkontos gekündigt werden.
Der Pro-Tarif kann vom Kunden jederzeit mit einer Frist von 7 Tagen zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums gekündigt werden. Die Kündigung erfolgt über die Kontoeinstellungen auf der Plattform oder per E-Mail an info@vitaldesk.de. Nach Kündigung des Pro-Tarifs wird das Konto automatisch auf den Free-Tarif zurückgestuft.
Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
§ 7 Verfügbarkeit
Der Anbieter bemüht sich um eine möglichst hohe Verfügbarkeit der Plattform, kann jedoch keine 100%ige Verfügbarkeit garantieren. Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit vorab angekündigt. Ansprüche des Kunden bei vorübergehender Nichtverfügbarkeit sind ausgeschlossen, sofern der Anbieter die Störung nicht zu vertreten hat.
§ 8 Datenschutz und Datensicherheit
Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden gemäß der Datenschutzerklärung. Die Plattform speichert ausschließlich aggregierte Unternehmensdaten (Krankheitstage, Mitarbeiterzahlen pro Abteilung) – keine personenbezogenen Mitarbeiterdaten.
Das Hosting erfolgt bei der Hetzner Online GmbH. Produktivbetrieb und Datenhaltung erfolgen im Rechenzentrum Nürnberg, die verschlüsselte Auslagerungssicherung im Rechenzentrum Helsinki (Finnland). Beide Standorte liegen in der Europäischen Union. Für den Versand von Benachrichtigungs-E-Mails wird ein Dienstleister mit Sitz in den Vereinigten Staaten eingesetzt; übermittelt werden dabei ausschließlich E-Mail-Adresse, Name der empfangenden Person, Firmenname und der Nachrichtentext. Einzelheiten enthält die Datenschutzerklärung. Der Anbieter trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Kundendaten.
§ 9 Nutzungsrechte und Pflichten
Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrages ein einfaches, nicht übertragbares Recht zur Nutzung der Plattform ein. Der Kunde verpflichtet sich:
- die Plattform nicht missbräuchlich zu nutzen,
- keine automatisierten Zugriffe (Scraping, Bots) durchzuführen,
- keine Inhalte hochzuladen, die gegen geltendes Recht verstoßen,
- seine Zugangsdaten nicht an Dritte weiterzugeben.
§ 10 Haftung
Der Anbieter haftet unbeschränkt für vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachte Schäden sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.
Für sonstige Schäden, die durch einfache Fahrlässigkeit verursacht werden, haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), begrenzt auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden. Die Haftung ist in diesem Fall auf den jährlichen Vertragswert begrenzt.
Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.
§ 11 Widerrufsrecht für Verbraucher
Wenn der Kunde Verbraucher ist, steht ihm ein gesetzliches Widerrufsrecht zu:
Widerrufsbelehrung: Sie haben das Recht, binnen vierzehn Tagen ohne Angabe von Gründen diesen Vertrag zu widerrufen. Die Widerrufsfrist beträgt vierzehn Tage ab dem Tag des Vertragsschlusses. Um Ihr Widerrufsrecht auszuüben, müssen Sie uns (Xaver Bauer – Management- und Organisationsberatung, Pilgramsroth 130, 96450 Coburg, E-Mail: info@vitaldesk.de) mittels einer eindeutigen Erklärung über Ihren Entschluss, diesen Vertrag zu widerrufen, informieren.
Folgen des Widerrufs: Wenn Sie diesen Vertrag widerrufen, haben wir Ihnen alle Zahlungen, die wir von Ihnen erhalten haben, unverzüglich und spätestens binnen vierzehn Tagen ab dem Tag zurückzuzahlen, an dem die Mitteilung über Ihren Widerruf bei uns eingegangen ist.
§ 12 Änderungen der AGB
Der Anbieter behält sich vor, diese AGB mit angemessener Ankündigungsfrist zu ändern. Der Kunde wird über Änderungen per E-Mail informiert. Widerspricht der Kunde den Änderungen nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Änderungsmitteilung, gelten die geänderten AGB als akzeptiert. Auf diese Rechtsfolge wird der Kunde in der Änderungsmitteilung gesondert hingewiesen.
§ 13 Schlussbestimmungen
Es gilt deutsches Recht. Ist der Kunde Verbraucher, gilt diese Rechtswahl nur, soweit hierdurch der durch zwingende Bestimmungen des Rechts des Staates des gewöhnlichen Aufenthaltes des Verbrauchers gewährte Schutz nicht entzogen wird.
Ist der Kunde Kaufmann oder eine Körperschaft des öffentlichen Rechts, ist Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag Coburg.
Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die unwirksame Bestimmung wird durch eine wirksame ersetzt, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung möglichst nahekommt.
Teil B: Teilnahmebedingungen für Weiterbildungen der VitalDesk Akademie
§ 14 Geltungsbereich und Vertragspartner
Diese Teilnahmebedingungen gelten für alle Lehrgänge und Weiterbildungen der VitalDesk Akademie (nachfolgend „Kurs“), die der Anbieter online, in Präsenz oder als Kombination aus beidem durchführt. Vertragspartner des Anbieters ist, wer den Kurs bucht (nachfolgend „Auftraggeber“): die Einrichtung, die Mitarbeitende anmeldet, oder die teilnehmende Person selbst. Die §§ 10 und 13 gelten entsprechend.
§ 15 Anmeldung und Vertragsschluss
Die Anfrage über die Kursseite ist unverbindlich. Die Anmeldung erfolgt in Textform, etwa mit dem Anmeldeformular oder per E-Mail, unter Angabe der teilnehmenden Personen. Mit der Anmeldung erkennt der Auftraggeber diese Teilnahmebedingungen an.
Der Vertrag kommt mit der Anmeldebestätigung des Anbieters in Textform zustande. Die Plätze werden in der Reihenfolge der Anmeldungen vergeben. Meldet eine Einrichtung Mitarbeitende an, ist sie zur Zahlung verpflichtet und informiert die teilnehmenden Personen über diese Bedingungen.
§ 16 Leistungsumfang
Inhalt, Umfang, Ablauf und Termine ergeben sich aus der Kursbeschreibung auf der Website zum Zeitpunkt der Anmeldung und aus der Anmeldebestätigung. Der Zugang zur Online-Lernumgebung ist persönlich und nicht übertragbar. Für Online-Kurstage sorgt die teilnehmende Person selbst für ein geeignetes Endgerät und eine Internetverbindung.
Ist im Kurspreis eine befristete Lizenz der VitalDesk-Software enthalten, gilt für deren Nutzung Teil A. Die Lizenz endet mit Ablauf des genannten Zeitraums, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Anreise, Übernachtung und Verpflegung an Präsenztagen sind nicht im Kurspreis enthalten, soweit die Kursbeschreibung nichts anderes angibt.
§ 17 Preise und Zahlung
Es gilt der zum Zeitpunkt der Anmeldung auf der Website oder im Angebot genannte Preis. Abweichend von § 5 verstehen sich Kurspreise zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer, soweit nicht anders angegeben.
Der Anbieter stellt den Kurspreis nach der Anmeldebestätigung in Rechnung. Die Rechnung ist innerhalb von 14 Tagen nach Zugang ohne Abzug zu zahlen, spätestens jedoch vor dem ersten Kurstag. Die Zahlungspflicht besteht unabhängig davon, ob und in welcher Höhe eine Pflegekasse oder ein anderer Kostenträger den Kurs fördert; den Förderantrag stellt die Einrichtung selbst.
§ 18 Mindestteilnehmerzahl, Absage und Änderungen durch den Anbieter
Ein Kurs findet statt, wenn die in der Kursbeschreibung genannte Mindestteilnehmerzahl erreicht ist. Wird sie nicht erreicht, kann der Anbieter den Kurs bis spätestens 14 Tage vor dem ersten Präsenztag absagen. Der Anbieter kann einen Kurs außerdem absagen oder verschieben, wenn er aus Gründen, die er nicht zu vertreten hat, nicht durchgeführt werden kann, insbesondere bei Erkrankung der Kursleitung oder höherer Gewalt.
Bei einer Absage informiert der Anbieter den Auftraggeber unverzüglich. Bereits gezahlte Entgelte werden vollständig erstattet oder auf Wunsch des Auftraggebers auf einen späteren Termin angerechnet. Weitergehende Ansprüche, insbesondere auf Ersatz von Reise- oder Stornokosten, sind ausgeschlossen, soweit der Anbieter die Absage nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht hat; § 10 bleibt unberührt.
Der Anbieter kann Kursleitung, Ablauf und Ort der Präsenztage ändern, wenn dies aus sachlichem Grund erforderlich ist, der Gesamtcharakter des Kurses erhalten bleibt und die Änderung dem Auftraggeber zumutbar ist.
§ 19 Rücktritt durch den Auftraggeber
Der Auftraggeber kann bis zum Kursbeginn in Textform zurücktreten; maßgeblich ist der Zugang beim Anbieter. Bei Rücktritt bis 14 Tage vor dem ersten Präsenztag entstehen keine Kosten. Bei Rücktritt zwischen dem 13. und dem 7. Tag davor werden 50 Prozent, bei späterem Rücktritt oder Nichterscheinen 100 Prozent des Kurspreises fällig. Dem Auftraggeber bleibt der Nachweis vorbehalten, dass dem Anbieter kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist.
Statt zurückzutreten, kann der Auftraggeber jederzeit ohne Mehrkosten eine Ersatzperson benennen. Das gesetzliche Widerrufsrecht für Verbraucher nach § 11 bleibt unberührt.
§ 20 Teilnahmebescheinigung
Eine Teilnahmebescheinigung erhält, wer die in der Kursbeschreibung genannten Voraussetzungen erfüllt, insbesondere die Lernerfolgskontrollen besteht. Die Bescheinigung ist keine staatlich anerkannte Prüfung.
§ 21 Kursunterlagen und Nutzungsrechte
Kursunterlagen, Übungsfälle und Inhalte der Lernumgebung sind urheberrechtlich geschützt. Die teilnehmende Person darf sie für ihre eigene berufliche Tätigkeit nutzen. Vervielfältigung, Weitergabe an Dritte und Veröffentlichung, auch auszugsweise, sind ohne Zustimmung des Anbieters nicht gestattet.
§ 22 Daten der eigenen Einrichtung
In der Lernumgebung arbeiten die Teilnehmenden mit vorbereiteten Übungsfällen; dort dürfen keine echten Bewohner- oder Beschäftigtendaten eingegeben werden. Für die Arbeit mit Daten der eigenen Einrichtung in der VitalDesk-Software ist die Einrichtung datenschutzrechtlich verantwortlich; es gelten Teil A, die Datenschutzerklärung und eine gegebenenfalls abgeschlossene Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.
Alternative Streitbeilegung gemäß Art. 14 Abs. 1 ODR-VO und § 36 VSBG
Die Europäische Kommission stellt eine Plattform zur Streitbeilegung bei Online-Käufen zur Verfügung: https://ec.europa.eu/consumers/odr/
Zur Teilnahme an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle sind wir nicht verpflichtet und nicht bereit.