Diese Arbeitsvorlage unterstützt die gemeinsame Prüfung einer digitalen Einführung. Sie ersetzt weder Rechtsberatung noch die einrichtungsbezogene Beteiligung des Betriebsrats.
Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen zur Überwachung von Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer.
Mitbestimmung bei Personalfragebögen und Beurteilungsgrundsätzen (relevant für Umfragen-Modul).
Werden einschlägige Mitbestimmungsrechte nicht rechtzeitig geklärt, drohen Verzögerungen und arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen. Die konkrete Rechtsfolge ist einzelfallabhängig.
Zwischen der Geschäftsleitung der [Firmenname] (nachfolgend „Arbeitgeber“) und dem Betriebsrat der [Firmenname] (nachfolgend „Betriebsrat“) wird folgende Betriebsvereinbarung über die Einführung und Nutzung der HR-Software „VitalDesk“ geschlossen.
Die Parteien sind sich einig, dass die Software ausschließlich zur Unterstützung der Personalverwaltung und des betrieblichen Gesundheitsmanagements eingesetzt wird. Eine Leistungs- oder Verhaltensüberwachung einzelner Beschäftigter ist weder Zweck noch Ziel der Einführung.
Diese Betriebsvereinbarung gilt für alle Beschäftigten der [Firmenname]an allen Standorten, die die Software VitalDesk nutzen oder deren Daten darin verarbeitet werden.
VitalDesk ist eine webbasierte HR-Software mit folgenden Einsatzzwecken:
Die Software dient nicht der individuellen Leistungsbewertung, der Verhaltensüberwachung oder der Erstellung von Persönlichkeitsprofilen einzelner Beschäftigter.
Folgende Datenkategorien werden in VitalDesk verarbeitet:
| Modul | Erfasste Daten | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Stammdaten | Name, E-Mail, Abteilung, Position, Eintrittsdatum, Gehalt | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Arbeitsvertrag) |
| Zeiterfassung | Kommen, Gehen, Pausenzeiten, Quelle (App/QR/manuell) | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzl. Pflicht) |
| Abwesenheiten | Typ (Urlaub/Krank/etc.), Zeitraum, Tage, Status | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Krankenstand | Aggregierte Krankheitstage pro Abteilung/Monat | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berecht. Interesse) |
| BEM | Auslösedatum, Krankheitstage, Gesprächsprotokolle, Maßnahmen | Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO (§167 SGB IX) |
| Umfragen | Antworten ohne Klarnamenspeicherung; technische Metadaten und Re-Identifizierungsrisiken sind gesondert zu prüfen | Vom Verantwortlichen je Befragung festzulegen |
| Schichtplanung | Schichtzuweisungen pro Mitarbeiter/Tag | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Weiterbildung | Bezeichnung, Datum, Ablaufdatum, Kosten, Nachweise | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
Der Zugriff auf personenbezogene Daten ist rollenbasiert beschränkt:
| Rolle | Zugriff | Einschränkungen |
|---|---|---|
| Admin | Alle Module und Einstellungen | Maximal 1–2 Personen der Geschäftsleitung |
| HR | Alle personalrelevanten Module | Kein Zugriff auf Systemeinstellungen |
| Mitarbeiter | Nur eigene Daten | Eigene Zeitstempel, Abwesenheiten, Schichtplan |
Der Kreis der zugriffsberechtigten Personen wird dem Betriebsrat namentlich mitgeteilt. Änderungen werden unverzüglich angezeigt.
Die in VitalDesk erfassten Daten dürfen ausschließlich für die in §2 genannten Zwecke verwendet werden. Insbesondere ist es untersagt:
Auswertungen erfolgen grundsätzlich nur auf Abteilungsebene oder höher. Eine Zuordnung zu einzelnen Personen ist nur im Rahmen des BEM (§6) und der gesetzlich vorgeschriebenen Zeiterfassung zulässig.
BEM-Daten gemäß §167 Abs. 2 SGB IX unterliegen besonderen Schutzmaßnahmen, da es sich um Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO) handelt:
VitalDesk ermöglicht die Erstellung von HR-Reports. Dabei gilt:
Sofern das optionale KI-Analyse-Modul aktiviert wird, gelten folgende zusätzliche Regelungen:
Der Betriebsrat hat folgende Informations- und Kontrollrechte:
| Datenkategorie | Löschfrist | Grundlage |
|---|---|---|
| Zeiterfassungsdaten | 2 Jahre nach Erfassung | ArbZG Dokumentationspflicht |
| Krankmeldungen | Nach Ende der Entgeltfortzahlung + 1 Jahr | EFZG |
| BEM-Akte | 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens | BAG-Rechtsprechung |
| Lohndaten | 8 Jahre (steuerliche Aufbewahrung) | §147 AO |
| Personalakte (allgemein) | 3 Jahre nach Austritt | Verjährungsfrist |
| Bewerberdaten | 6 Monate nach Absage (ohne Einwilligung) | AGG-Klagefrist |
| Umfrageergebnisse | Ohne Klarnamen; technischer Duplikat-Fingerprint und mögliche Freitext-Selbstauskunft | Einrichtungsseitig festzulegen |
Die Verantwortlichen dokumentieren, wie die Fristen technisch oder organisatorisch umgesetzt werden; eine automatische Löschung aller Datenkategorien wird nicht vorausgesetzt. Betroffenenrechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und gegebenenfalls Datenübertragbarkeit werden nach den Voraussetzungen der Art. 15 bis 20 DSGVO sowie unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten bearbeitet.
Ort, Datum
Geschäftsleitung
Ort, Datum
Betriebsratsvorsitzende/r
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Der Download ist auch ohne E-Mail-Adresse und ohne Einwilligung möglich.
Die Vorlage macht Datenkategorien, Rollen, KI-Nutzung und Löschprozesse besprechbar. Eine Zustimmung des Betriebsrats oder rechtliche Vollständigkeit wird nicht versprochen.