Ihr Unternehmen hat einen Betriebsrat? Dann brauchen Sie vor der Einführung einer HR-Software eine Betriebsvereinbarung nach §87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Unsere Mustervorlage können Sie direkt übernehmen und anpassen.
Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen zur Überwachung von Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer.
Mitbestimmung bei Personalfragebögen und Beurteilungsgrundsätzen (relevant für Umfragen-Modul).
Ohne Betriebsvereinbarung kann der BR die Einführung blockieren. Unterlassungsanspruch per einstweiliger Verfügung.
Zwischen der Geschäftsleitung der [Firmenname] (nachfolgend „Arbeitgeber“) und dem Betriebsrat der [Firmenname] (nachfolgend „Betriebsrat“) wird folgende Betriebsvereinbarung über die Einführung und Nutzung der HR-Software „VitalDesk“ geschlossen.
Die Parteien sind sich einig, dass die Software ausschließlich zur Unterstützung der Personalverwaltung und des betrieblichen Gesundheitsmanagements eingesetzt wird. Eine Leistungs- oder Verhaltensüberwachung einzelner Beschäftigter ist weder Zweck noch Ziel der Einführung.
Diese Betriebsvereinbarung gilt für alle Beschäftigten der [Firmenname]an allen Standorten, die die Software VitalDesk nutzen oder deren Daten darin verarbeitet werden.
VitalDesk ist eine webbasierte HR-Software mit folgenden Einsatzzwecken:
Die Software dient nicht der individuellen Leistungsbewertung, der Verhaltensüberwachung oder der Erstellung von Persönlichkeitsprofilen einzelner Beschäftigter.
Folgende Datenkategorien werden in VitalDesk verarbeitet:
| Modul | Erfasste Daten | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Stammdaten | Name, E-Mail, Abteilung, Position, Eintrittsdatum, Gehalt | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Arbeitsvertrag) |
| Zeiterfassung | Kommen, Gehen, Pausenzeiten, Quelle (App/QR/manuell) | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzl. Pflicht) |
| Abwesenheiten | Typ (Urlaub/Krank/etc.), Zeitraum, Tage, Status | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Krankenstand | Aggregierte Krankheitstage pro Abteilung/Monat | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berecht. Interesse) |
| BEM | Auslösedatum, Krankheitstage, Gesprächsprotokolle, Maßnahmen | Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO (§167 SGB IX) |
| Umfragen | Anonyme Antworten (keine Zuordnung zu Personen) | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) |
| Schichtplanung | Schichtzuweisungen pro Mitarbeiter/Tag | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Weiterbildung | Bezeichnung, Datum, Ablaufdatum, Kosten, Nachweise | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
Der Zugriff auf personenbezogene Daten ist rollenbasiert beschränkt:
| Rolle | Zugriff | Einschränkungen |
|---|---|---|
| Admin | Alle Module und Einstellungen | Maximal 1–2 Personen der Geschäftsleitung |
| HR | Alle personalrelevanten Module | Kein Zugriff auf Systemeinstellungen |
| Mitarbeiter | Nur eigene Daten | Eigene Zeitstempel, Abwesenheiten, Schichtplan |
Der Kreis der zugriffsberechtigten Personen wird dem Betriebsrat namentlich mitgeteilt. Änderungen werden unverzüglich angezeigt.
Die in VitalDesk erfassten Daten dürfen ausschließlich für die in §2 genannten Zwecke verwendet werden. Insbesondere ist es untersagt:
Auswertungen erfolgen grundsätzlich nur auf Abteilungsebene oder höher. Eine Zuordnung zu einzelnen Personen ist nur im Rahmen des BEM (§6) und der gesetzlich vorgeschriebenen Zeiterfassung zulässig.
BEM-Daten gemäß §167 Abs. 2 SGB IX unterliegen besonderen Schutzmaßnahmen, da es sich um Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO) handelt:
VitalDesk ermöglicht die Erstellung von HR-Reports. Dabei gilt:
Sofern das optionale KI-Analyse-Modul aktiviert wird, gelten folgende zusätzliche Regelungen:
Der Betriebsrat hat folgende Informations- und Kontrollrechte:
| Datenkategorie | Löschfrist | Grundlage |
|---|---|---|
| Zeiterfassungsdaten | 2 Jahre nach Erfassung | ArbZG Dokumentationspflicht |
| Krankmeldungen | Nach Ende der Entgeltfortzahlung + 1 Jahr | EFZG |
| BEM-Akte | 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens | BAG-Rechtsprechung |
| Lohndaten | 8 Jahre (steuerliche Aufbewahrung) | §147 AO |
| Personalakte (allgemein) | 3 Jahre nach Austritt | Verjährungsfrist |
| Bewerberdaten | 6 Monate nach Absage (ohne Einwilligung) | AGG-Klagefrist |
| Umfrageergebnisse | Anonymisiert, kein Personenbezug | – |
Nach Ablauf der Fristen werden die Daten automatisch gelöscht oder anonymisiert. Bei Ausscheiden eines Mitarbeiters hat dieser das Recht auf Datenexport (Art. 20 DSGVO) und Löschung (Art. 17 DSGVO) unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
Ort, Datum
Geschäftsleitung
Ort, Datum
Betriebsratsvorsitzende/r
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Kein Spam. Sie erhalten die Vorlage und optional weitere HR-Tipps. Jederzeit abmeldbar.
VitalDesk ist „BR-ready“: Rollenbasierte Zugriffskontrolle, logische Trennung von BEM-Daten, aggregierte Auswertungen und Audit-Log – alles, was Ihre Betriebsvereinbarung fordert.