Gruppen & Betriebserlaubnis
Plätze, Ø-Belegung, Betriebszeiten, Soll-Stellen und die Vorgaben aus dem Bescheid: Fachkräfte je Zeitblock, Fachkraft rund um die Uhr, VK je Platz.
Jugendhilfe-Werkzeug von VitalDesk
Dienstplan-Software für die Jugendhilfe
VitalDesk plant Dienste, Abläufe und Personalbedarf für Wohngruppen im Jugendschutz (Inobhutnahme, Jugendschutzstelle), Kindernotwohngruppen und frei anlegbare Angebotsformen. Das Jugendhilfe-Werkzeug ist vollständig von der Pflege getrennt: eigene Gruppen, Qualifikationen, Dienstarten und Prüfregeln. Namen und Falldaten von Kindern speichert es nicht.
Was die Software prüft
Die Ampel Betriebserlaubnis zeigt je Gruppe, ob der Plan trägt
Je Gruppe prüft VitalDesk Belegung gegen Plätze, Personalschlüssel, Fachkraft je Zeitblock und Versorgung – mit eigener Nacht-Ampel. Prüfregeln wie Ruhezeit, 48-Stunden-Grenze oder Schutzzeit am Abend lassen sich einzeln ein- und ausschalten.
Dienste, Ablauf, Personalbedarf
Dienstkatalog (Vorlage Früh, Mittel, Spät, Nacht, Rufbereitschaft), Ablaufplan je Gruppe mit Gruppen-, Einzel- und Schutzaufgaben und daraus der Personalbedarf.
Monatsplan aus Wechselraster
Wechselraster je Gruppe, Monatsplan per Klick, Prüfung mit markierten Befunden und Vorschlägen für Ausfall und Vertretung nach Qualifikation, Springer und Kontostand.
Ablauf im Pilot
So entsteht der Dienstplan einer Wohngruppe
Die Reihenfolge folgt der Praxis: erst Aufgaben und Vorgaben, dann Dienste.
Gruppen & Betriebserlaubnis
Bundesland, Wochenarbeitszeit, Ausfallquote, Qualifikationen und die Vorgaben des Bescheids hinterlegen.
Personal und Dienstarten
Personen mit Stellenumfang, Qualifikation und Stammgruppe anlegen, Dienstarten festlegen; Nachtdienste werden in Arbeitszeit und Bereitschaft zerlegt.
Ablaufplan und Bedarf
Aufgaben je Gruppe erfassen, Personalbedarf und Ampel prüfen.
Monatsplan, Ist und Nachweise
Monatsplan aus dem Wechselraster erzeugen, Belegungstagebuch und Ist führen, Monatsnachweis Fachkräfteeinsatz für die Heimaufsicht drucken.
Prüfpunkte
Worauf es bei Dienstplan-Software für die Jugendhilfe ankommt
Diese Punkte entscheiden, ob ein Programm für Wohngruppen taugt oder nur Schichten verteilt.
Bildet es die Betriebserlaubnis ab?
Fachkraft je Zeitblock und Personalschlüssel müssen geprüft werden, nicht nur Köpfe gezählt.
Kann es Nacht und Bereitschaft?
Bereitschaftsdienst und Bereitschaftszeit werden unterschiedlich bewertet; das Arbeitszeitkonto muss das abbilden.
Schützt es Kinderdaten?
Für die Dienstplanung reichen Anzahlen. Namen und Falldaten gehören nicht in den Dienstplan.
Häufige Fragen
Fragen zur Dienstplan-Software für die Jugendhilfe
Kurze Antworten für Leitungen von Wohngruppen und Jugendhilfeeinrichtungen.
Welche Software eignet sich für die Dienstplanung in einer Jugendhilfeeinrichtung?
Eine Software, die Wohngruppen, Nachtdienste mit Bereitschaft, die Vorgaben der Betriebserlaubnis und Nachweise für die Heimaufsicht abbildet. VitalDesk bietet dafür ein eigenes Jugendhilfe-Werkzeug mit Ampel Betriebserlaubnis, Prüfregeln, Ausfall- und Vertretungsvorschlägen sowie Monatsnachweis Fachkräfteeinsatz. Branchensoftware für die Jugendhilfe deckt oft Verwaltung und Dokumentation ab; VitalDesk konzentriert sich auf Dienste, Ablauf und Personalbedarf.
Welche Daten über Kinder und Jugendliche speichert VitalDesk?
Keine Namen und keine Falldaten. Belegung, hohe Gefährdung und Anzahl Mädchen werden nur als Zahl geführt, damit der Dienstplan Schutzzeit und Besetzung prüfen kann.
Welche Unterlagen erzeugt die Software für die Heimaufsicht?
Den Monatsnachweis Fachkräfteeinsatz je Gruppe, Entwürfe der Personalmeldungen nach § 47 SGB VIII und die Liste der erweiterten Führungszeugnisse mit Erneuerungstermin – als Druck oder PDF.
Ersetzt die Software die Prüfung durch Heimaufsicht oder Personalvertretung?
Nein. Sie ersetzt weder den Bescheid der Betriebserlaubnis noch die Mitbestimmung der Personalvertretung oder die arbeitsrechtliche Prüfung.
Beratung und Umsetzung
Software von VitalDesk, Umsetzung mit Dienstplanbauer
VitalDesk ist die Software. Beratung, Begleitung und Umsetzung in der Einrichtung übernimmt auf Wunsch Dienstplanbauer (Xaver Bauer, Coburg) vom selben Anbieter: von der Berechnung über Rollenmatrix und Netto-Dienstplan bis zur Tourenplanung vor Ort, förderfähig nach § 8 Abs. 7 SGB XI.
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Weiterführende PeBeM-Themen
Vertiefen Sie die Fragen, die für Ihre Einrichtung gerade wichtig sind: Personalbedarf, Qualifikationen und Planung im Wohnbereich.
Fachliche Quellen
Quellen für die fachliche Einordnung
Die Seiten halten die rechtliche und fachliche Einordnung bewusst knapp. Für verbindliche Details sind die offiziellen Quellen und die individuelle Vereinbarungslage maßgeblich.
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Für Wohngruppen, Inobhutnahme und Kindernotwohngruppen. Die Begleitung bei Aufgabenklärung und Standardwoche übernimmt auf Wunsch Dienstplanbauer.