Aufgaben je Bewohner erfassen
Was ist zu tun, wie lange dauert es, in welchem Zeitfenster? Wer um halb sieben geweckt werden möchte, steht an einer anderen Stelle im Plan als jemand, der gern bis acht schläft.
Tourenplanung für Pflegeheime
Stationäre Tourenplanung im Pflegeheim nach PeBeM
In der stationären Pflege geht es nicht um Fahrtwege, sondern um Wohnbereiche, Schichten, Bewohnerstruktur, Qualifikation und Aufgabenlast. Stationäre Tourenplanung nach PeBeM macht sichtbar, wer wann welche Aufgabe mit welchem QN übernimmt.
Kurz erklärt
Was ist ein Tourenplan im Pflegeheim?
Ein Tourenplan im Pflegeheim legt für jeden Dienst fest, wer im Wohnbereich welche Aufgabe bei welchem Bewohner übernimmt und wann. Eine Fahrtroute gibt es nicht. Die Tour ist die Reihenfolge der Arbeit: Grundpflege, Behandlungspflege, Mahlzeiten, Mobilisation, Dokumentation und Übergabe. So entsteht er für einen Wohnbereich.
Qualifikation zuordnen
Jede Aufgabe bekommt die Qualifikation, die sie braucht. Wundversorgung ist meist Sache der Pflegefachperson, beim Frühstück kann oft eine Assistenzkraft unterstützen. PeBeM ordnet das nach Qualifikationsniveau (QN).
Auf Früh-, Spät- und Nachtdienst verteilen
Dann kommen die Aufgaben auf die Menschen, die laut Dienstplan da sind. Jede Pflegekraft bekommt ihre Tour: eine Reihenfolge, die im Wohnbereich auch wirklich zu laufen ist.
Spitzen glätten, im Alltag nachsteuern
Zwischen sieben und neun Uhr soll alles gleichzeitig passieren. Ein guter Tourenplan zeigt diese Spitze und verschiebt, was warten kann. Ändert sich der Bedarf, ändert sich auch der Plan.
Praxisnutzen
Der Dienst wird planbar, wenn Aufgaben nicht nur im Kopf verteilt werden
Tourenplanung schafft Transparenz über direkte Pflegezeit, indirekte Tätigkeiten, Teamaufgaben und Rückmeldungen aus dem Dienst.
Wohnbereich statt Route
Die Planung orientiert sich an Bereichen, Bewohnern, Schichten und Teams statt an Straßen und Fahrzeiten.
Aufgaben statt nur Dienste
Der Dienstplan sagt, wer da ist. Die Tourenplanung zeigt, was im Dienst tatsächlich zu tun ist.
Rückmeldung statt Papierliste
Mobile Rückmeldungen zeigen, was erledigt wurde und wo die Planung angepasst werden muss.
Fiktiver Praxisfall · ohne Anmeldung
Vom PeBeM-Wert zum planbaren Frühdienst
24 Bewohnende, drei Beispielkräfte und zwei Aufgaben zur gleichen Zeit. Sehen Sie, wie VitalDesk Personalbedarf auswertet, Engpässe sichtbar macht und die gemeinsame Planung unterstützt.
1. Personalbedarf berechnen und nach Qualifikation auswerten
Die Beispielbelegung: 4 Personen mit Pflegegrad 2, 10 mit Pflegegrad 3, 8 mit Pflegegrad 4 und 2 mit Pflegegrad 5. Die folgende Tabelle wird mit der PeBeM-Berechnung von VitalDesk erzeugt.
| Qualifikationsgruppe | Anhaltswert | Ist | Ist minus Anhaltswert |
|---|---|---|---|
| QN 4 | 4,705 | 4,500 | -0,205 |
| QN 3 | 2,695 | 2,500 | -0,195 |
| QN 1/2 | 3,583 | 3,600 | +0,017 |
| Gesamt | 10,983 | 10,600 | -0,383 |
VitalDesk stellt PeBeM-Werte, vorhandenen Personalumfang, Soll/Ist-Abweichungen und Qualifikationsmix zusammen. Aus den Auswertungen entstehen nachvollziehbare Berichte und Grundlagen für Dienst- und Tourenplanung.
Hier werden die hinterlegten Personalanhaltswerte verwendet. Sie sind keine pauschale Mindestbesetzung. Für Ihre Einrichtung zählen die vereinbarten Grundlagen. Die drei Kräfte im folgenden Frühdienst sind nur ein Ausschnitt des Personals; VZÄ sind keine Schichtbesetzung.
2. Um 08:00 Uhr ist Lara doppelt eingeplant
Frühdienst von 06:30 bis 14:00 Uhr. Wir betrachten vollständig den Ausschnitt 07:30 bis 09:00 Uhr, nicht den gesamten Schichtplan. Lara ist Pflegefachkraft (QN 4), Mira Pflegeassistenz (QN 3) und Ben Pflegehilfskraft (QN 2). QN steht für Qualifikationsniveau.
| Zeit | Aufgabe | Anforderung im Beispiel | Zuordnung |
|---|---|---|---|
| 07:30 bis 08:0030 Minuten | Fachliche Einschätzung und Versorgungsabstimmung | QN 4 | Lara |
| 07:30 bis 08:0030 Minuten | Geplante Unterstützung bei der Morgenversorgung, Gruppe A | QN 3 laut Beispielplanung | Mira |
| 07:30 bis 08:0030 Minuten | Geplante Unterstützung bei der Morgenversorgung, Gruppe B | QN 2 laut Beispielplanung | Ben |
| 08:00 bis 08:2020 Minuten | Frühstück vorbereiten und verteilen, Gruppe B | QN 2 laut Beispielplanung | LaraÜberschneidung mit Fallbesprechung |
| 08:00 bis 08:2525 Minuten | Fachliche Fallbesprechung | QN 4 | Lara |
| 08:00 bis 08:2525 Minuten | Geplante Begleitung beim Frühstück, Gruppe A | QN 3 laut Beispielplanung | Mira |
| 08:20 bis 09:0040 Minuten | Geplante Unterstützung im Wohnbereich | QN 2 laut Beispielplanung | Ben |
| 08:25 bis 09:0035 Minuten | Dokumentation und Abstimmung im Team | QN 4 | Lara |
| 08:25 bis 09:0035 Minuten | Geplante Unterstützung im Wohnbereich | QN 3 laut Beispielplanung | Mira |
20 Minuten Überschneidung: Lara soll um 08:00 Uhr gleichzeitig die Fallbesprechung übernehmen und das Frühstück für Gruppe B vorbereiten. Ben hat von 08:00 bis 08:20 Uhr im Beispiel keine zugeordnete Aufgabe.
Vor einer Änderung prüft die Leitung, ob dieses Zeitfenster tatsächlich verfügbar ist und die Aufgabe zu Bens nachgewiesener Kompetenz passt. Die QN-Zuordnung ist eine Annahme dieses Beispiels, keine allgemeine Tätigkeitsfreigabe.
3. Eine passende Aufgabe umverteilen
Die Leitung bestätigt Bens Verfügbarkeit und Kompetenz für die Frühstücksvorbereitung. Die Aufgabe wechselt zu Ben. Lara bleibt in der Fallbesprechung; alle Aufgaben, Zeitfenster und Dauern bleiben erhalten.
| Zeit | Aufgabe | Anforderung im Beispiel | Zuordnung |
|---|---|---|---|
| 07:30 bis 08:0030 Minuten | Fachliche Einschätzung und Versorgungsabstimmung | QN 4 | Lara |
| 07:30 bis 08:0030 Minuten | Geplante Unterstützung bei der Morgenversorgung, Gruppe A | QN 3 laut Beispielplanung | Mira |
| 07:30 bis 08:0030 Minuten | Geplante Unterstützung bei der Morgenversorgung, Gruppe B | QN 2 laut Beispielplanung | Ben |
| 08:00 bis 08:2020 Minuten | Frühstück vorbereiten und verteilen, Gruppe B | QN 2 laut Beispielplanung | BenNeu zugeordnet |
| 08:00 bis 08:2525 Minuten | Fachliche Fallbesprechung | QN 4 | Lara |
| 08:00 bis 08:2525 Minuten | Geplante Begleitung beim Frühstück, Gruppe A | QN 3 laut Beispielplanung | Mira |
| 08:20 bis 09:0040 Minuten | Geplante Unterstützung im Wohnbereich | QN 2 laut Beispielplanung | Ben |
| 08:25 bis 09:0035 Minuten | Dokumentation und Abstimmung im Team | QN 4 | Lara |
| 08:25 bis 09:0035 Minuten | Geplante Unterstützung im Wohnbereich | QN 3 laut Beispielplanung | Mira |
Keine Doppelbelegung mehr im Ausschnitt. Es wurden weder Pflegezeit gestrichen noch zusätzliche Beschäftigte erfunden. Die PeBeM-Abweichungen des Wohnbereichs bleiben bestehen und werden separat bearbeitet.
4. Ergebnisbericht: Befund, Entscheidung und Nachkontrolle
- PeBeM-Auswertung
- 10,983 VZÄ als Anhaltswert, 10,600 VZÄ im fiktiven Ist. Unterschiede je Qualifikation stehen in Schritt 1.
- Planungsbefund
- 20 Minuten Doppelbelegung bei Lara zwischen 08:00 und 08:20 Uhr.
- Vereinbarte Änderung
- Ben übernimmt die Frühstücksvorbereitung für Gruppe B nach fachlicher Prüfung. Keine Änderung an Fallbesprechung oder Aufgabendauer.
- Ergebnis und offener Punkt
- 0 Minuten Doppelbelegung im angepassten Ausschnitt. Die Personalabweichung von -0,383 VZÄ ist damit nicht behoben.
- Verantwortung und Evaluation
- Die Wohnbereichsleitung prüft beim nächsten Frühdienst die tatsächliche Durchführbarkeit und dokumentiert Abweichungen für die nächste Planung.
So verbindet VitalDesk Berechnung, Analyse, Bericht und Umsetzung. Die Software macht Entscheidungen nachvollziehbar; die fachliche Beurteilung und Freigabe bleiben bei der Leitung.
Echte Anwendung mit Demodaten öffnenPrüfpunkte
Woran gute stationäre Tourenplanung erkennbar ist
Diese Punkte trennen praxistaugliche Planung von einer schönen Aufgabenliste.
Direkte und indirekte Zeit sind sichtbar
Pflegezeit, Wege, Übergaben, Vorbereitung und Koordination werden nicht vermischt.
QN-Matching ist integriert
Die Tour zeigt nicht nur wer etwas tut, sondern ob die Qualifikation zur Aufgabe passt.
Rückmeldung verändert Planung
Wenn der Dienst anders läuft als geplant, muss die nächste Planung daraus lernen.
Häufige Fragen
Fragen zur Tourenplanung im Pflegeheim
Kurze Antworten für Wohnbereichs- und Pflegedienstleitungen.
Wer erstellt den Tourenplan im Pflegeheim?
Meist die Wohnbereichsleitung, in größeren Häusern auch eine eigene Stelle für Tourenmanagement. Das Team sollte mitplanen. Wer die Bewohner kennt, weiß, was um sieben Uhr nicht funktioniert.
Was unterscheidet stationäre von ambulanter Tourenplanung?
Ambulant planen Sie Routen zwischen Haushalten, die Fahrzeit ist der größte Posten. Im Pflegeheim fällt die Fahrt weg. Dafür zählen Zeitfenster, Qualifikation und die Spitzen am Morgen und am Abend. Ein ambulanter Tourenplaner hilft im Pflegeheim deshalb wenig.
Was hat der Tourenplan mit PeBeM zu tun?
Das Personalbemessungsverfahren (PeBeM, § 113c SGB XI) berechnet, wie viel Personal mit welcher Qualifikation eine Einrichtung braucht. Der Tourenplan zeigt, ob diese Besetzung im Dienst auch so eingesetzt wird. Erst dann wird aus der Rechnung Entlastung im Alltag.
Wie oft muss der Tourenplan angepasst werden?
Immer, wenn sich der Bedarf ändert: bei Ein- und Auszug, nach einem höheren Pflegegrad, bei längerem Ausfall im Team. Ein Plan, der seit Monaten unverändert an der Wand hängt, beschreibt meist nicht mehr den Alltag.
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Weiterführende PeBeM-Themen
Vertiefen Sie die Fragen, die für Ihre Einrichtung gerade wichtig sind: Personalbedarf, Qualifikationen und Planung im Wohnbereich.
Fachliche Quellen
Quellen für die fachliche Einordnung
Die Seiten halten die rechtliche und fachliche Einordnung bewusst knapp. Für verbindliche Details sind die offiziellen Quellen und die individuelle Vereinbarungslage maßgeblich.
Stationäre Tourenplanung an einem Wohnbereich testen
Der Pilot zeigt, ob Aufgabenverteilung, QN-Matching und Rückmeldung im Alltag wirklich zusammenpassen.