Datenübertragbarkeit und Anbieterwechsel (Data Act)

Stand: 20. August 2026

1. Wer wir sind und worum es geht

Diese Seite enthält die Pflichtinformationen nach Kapitel VI der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act). Sie ist ohne Anmeldung öffentlich abrufbar und richtet sich an Kunden und Interessenten von VitalDesk.

VitalDesk ist ein Datenverarbeitungsdienst im Sinne des Art. 2 Nr. 8 Data Act. Wir stellen die Plattform als Software-as-a-Service bereit. Anbieter ist:

Xaver Bauer – Management- und Organisationsberatung
Pilgramsroth 130
96450 Coburg
Telefon: 0152 28625801
E-Mail: xaver.bauer@dienstplanbauer.de
Steuernummer: 212/203/00843

Die vertraglichen Einzelheiten stehen in Anlage 5 zum SaaS-Vertrag (Wechsel und Datenexport). Diese Seite gibt den Inhalt in einfacher Sprache wieder. Rechte aus Art. 20 DSGVO und aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag bleiben davon unberührt.

2. Wechsel zu einem anderen Anbieter (Art. 23, 25, 26 Data Act)

Sie können jederzeit zu einem anderen Anbieter, zu Ihrer eigenen IT oder zur Beendigung ohne Nachfolgedienst wechseln. Eine Begründung ist nicht nötig. Wir beseitigen Hindernisse, die den Wechsel erschweren, und wirken am Wechsel aktiv mit.

Ansprechstelle

Richten Sie Ihr Wechselverlangen in Textform (zum Beispiel per E-Mail) an:
Xaver Bauer – Management- und Organisationsberatung, Pilgramsroth 130, 96450 Coburg
E-Mail: xaver.bauer@dienstplanbauer.de
Telefon: 0152 28625801

Wir bestätigen den Eingang binnen fünf Arbeitstagen in Textform, benennen eine feste Kontaktstelle für den gesamten Wechsel und teilen den geplanten Ablauf mit.

Ablauf und Fristen

• Ankündigungsfrist: höchstens zwei Monate ab Eingang Ihres Wechselverlangens in Textform. Sie können eine kürzere Frist bestimmen; wir setzen sie um, soweit das technisch möglich ist.
• Übergangszeitraum: 30 Kalendertage nach Ablauf der Ankündigungsfrist. In dieser Zeit bleibt der Dienst im bisherigen Umfang nutzbar, und wir unterstützen den Wechsel.
• Technische Undurchführbarkeit: Ist der Wechsel in 30 Kalendertagen technisch nicht durchführbar, teilen wir Ihnen das binnen 14 Arbeitstagen ab Eingang des Wechselverlangens in Textform mit. Wir begründen die Undurchführbarkeit im Einzelnen und benennen einen Alternativzeitraum von höchstens sieben Monaten.
• Verlängerung: Sie können den Übergangszeitraum einmal um einen von Ihnen bestimmten Zeitraum verlängern, den Sie für Ihre Zwecke für angemessener halten. Die Verlängerung erfolgt in Textform.
• Abrufphase: Nach dem Übergangszeitraum stellen wir die Exportdateien mindestens 30 Kalendertage zum Abruf bereit. In dieser Zeit besteht kein produktiver Zugriff mehr auf den Dienst.
• Löschung: Nach Ablauf der Abrufphase löschen wir alle exportierbaren Daten einschließlich der Exportdateien. Sie erhalten eine Bestätigung in Textform mit Löschzeitpunkt, betroffenen Systemen und dem Zeitpunkt, zu dem der letzte Sicherungsstand mit diesen Daten abläuft. In Sicherungskopien verbleiben die Daten bis zum Ablauf der gestaffelten Aufbewahrung des jeweiligen Sicherungsstandes – im ungünstigsten Fall rund zwei Jahre. Bis dahin sind sie für jede weitere Verarbeitung gesperrt. Wird ein Sicherungsstand wiederhergestellt, löschen wir die zwischenzeitlich gelöschten Daten danach erneut. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt; die davon betroffenen Daten benennen wir in der Löschbestätigung.

Der Vertrag endet mit dem Vollzug des Wechsels, spätestens mit Ablauf des Übergangszeitraums einschließlich einer Verlängerung. Verlangen Sie statt eines Wechsels nur die Löschung, endet der Vertrag mit Ablauf der Ankündigungsfrist. Vor Beginn des Übergangszeitraums informieren wir Sie über bekannte Risiken des Wechsels, etwa über Daten, die ein aufnehmender Anbieter erfahrungsgemäß nicht verlustfrei übernehmen kann.

Wir erbringen keine Migrationsleistungen in die Systeme des aufnehmenden Anbieters. Eine Funktionsäquivalenz nach Art. 30 Abs. 1 Data Act schulden wir nicht; sie gilt nur für Dienste der Infrastrukturebene.

3. Exportierbare Daten (Art. 25 Abs. 2 lit. e und f Data Act)

Die folgende Liste der exportierbaren Datenkategorien ist abschließend. Sie erfasst alle Daten und digitalen Vermögenswerte, die Sie in VitalDesk eingebracht oder durch die Nutzung erzeugt haben.

• Stammdaten der Einrichtung: Einrichtung, Träger, Standorte, Wohnbereiche, Zimmer- und Platzstruktur, Organisationsstruktur, Schicht- und Dienstarten, Feiertags- und Kalenderkonfiguration, Mandantenkonfiguration.
• Bewohnerverwaltung und digitale Bewohnerakte: Bewohnerstammdaten, Aufnahme- und Entlassungsdaten, Pflegegrad und Einstufungshistorie, Kostenträger- und Versicherungsdaten, Betreuungs- und Angehörigenkontakte, Vollmachten und Verfügungen, Einwilligungen, Abwesenheiten, Verlegungen, hinterlegte Dokumente und Bilder.
• Pflegedokumentation mit SIS: Strukturierte Informationssammlung, Themenfelder, Risikomatrix, Pflegeanamnese, Biografie, Tagesstruktur, Berichteblatt mit Zeitstempel und Verfasser, Änderungshistorie nach § 630f BGB.
• Maßnahmenplanung und Durchführungsnachweise: Maßnahmenpläne, Einzelmaßnahmen, Zeitraster, geplante und erbrachte Leistungen, Durchführungs- und Abzeichnungsnachweise, Abweichungen und Begründungen, Evaluationen.
• Pflege- und Übergabeberichte: Schicht- und Übergabeberichte, Verlaufsberichte, Ereignis- und Vorfallmeldungen.
• Medikamentenmanagement: Medikationspläne, Verordnungen, Bedarfsmedikation, Stell- und Gabenachweise, Betäubungsmitteldokumentation und Bestandsführung, Arzt- und Apothekenkontakte, Allergien und Unverträglichkeiten.
• Wund-, Sturz-, Schmerz-, Gewichts- und Vitalwertdokumentation:Wunddokumentation mit Verlauf und Fotos, Sturzereignisse und Sturzrisikoerhebungen, Schmerzerfassungen, Gewichts- und Ernährungsverläufe, Trink- und Ausscheidungsprotokolle, Vitalwertmessreihen, hinterlegte Grenzwerte und ausgelöste Prozesshinweise.
• Dienst-, Einsatz-, Touren- und Tagesablaufplanung: Dienstpläne, Sollpläne, Istpläne, Schichtzuordnungen, Tourenpläne, Tagesabläufe, Planversionen und Freigabestände.
• Arbeitszeiterfassung, Abwesenheiten und Krankenstand: Zeitbuchungen, Arbeitszeitkonten, Zuschläge, Urlaubsansprüche und -anträge, Krankmeldungen, Fehlzeiten, sonstige Abwesenheiten.
• Personaldaten und Mitarbeiterbereich: Mitarbeiterstammdaten, Qualifikationen und Nachweise, Rollen und Berechtigungen, Belehrungen und Verpflichtungen, Einsatzhistorie, Inhalte des Mitarbeiterbereichs.
• PeBeM-Personalbemessung: Erhebungsdaten, Bewohnerzuordnung zu Personalkategorien, Berechnungsergebnisse, Stichtags- und Meldedaten, Auswertungshistorie.
• Qualitätsmanagement, Expertenstandards und MD-Prüfungsvorbereitung:QM-Handbuchinhalte, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Nachweise zu Expertenstandards, Auditergebnisse, Maßnahmen aus Prüfungen, Prüfungsvorbereitungsunterlagen, Kennzahlen der Qualitätsindikatoren.
• Aufgaben und Kommunikation: Aufgaben und deren Status, interne Nachrichten und Mitteilungen, Ankündigungen, Übergabemarker, Lesebestätigungen.
• Dashboards, Auswertungen und Berichte: Von Ihnen erstellte Auswertungsdefinitionen, gespeicherte Filter und Berichtsvorlagen sowie die Ergebnisdaten der Auswertungen zum Exportzeitpunkt.
• Ergebnisse der Spracheingabe und der KI-Funktionen: Von Ihnen übernommene und in der Dokumentation gespeicherte Texte aus Spracheingabe und KI-Unterstützung sowie die zugehörigen Freigabe- und Prüfvermerke, soweit die KI-Funktionen aktiviert sind.
• Dokumente, Dateien und Unterschriften: Hochgeladene Dokumente, Scans, Bilder, erzeugte PDF-Dokumente, elektronisch erfasste Unterschriften mit Zuordnung und Zeitstempel.
• Nachweis- und Protokolldaten mit Dokumentationsbezug: Änderungshistorie fachlicher Datensätze (wer wann welche Angabe eingegeben, verändert oder entfernt hat) nach § 22 Abs. 2 Nr. 2 BDSG und § 630f BGB, Freigabe- und Abzeichnungsprotokolle, Zugriffsprotokolle auf Bewohnerakten.
• Konfiguration und Struktur des Mandanten: Rollen- und Rechtemodell, Katalogdaten und Codelisten, Formular- und Textbausteine, Vorlagen, Grenzwerteinstellungen, Schnittstellenkonfiguration ohne Zugangsgeheimnisse.
• TI-Modul, soweit gebucht: über KIM versandte und empfangene Nachrichten mit Anhängen und Metadaten sowie die zugehörigen Zuordnungen zur Bewohnerakte, soweit sie in Ihrem Verantwortungsbereich gespeichert sind.
• Vertrags- und Abrechnungsunterlagen: Rechnungen, Leistungsnachweise und Vertragsdokumente, die wir Ihnen im Dienst bereitstellen.

Nicht exportierbare interne Daten

Die folgenden Kategorien sind nicht exportierbar. Es handelt sich um interne Betriebsdaten, um Daten zur Sicherheit und Integrität des Dienstes oder um Geschäftsgeheimnisse von uns oder Dritten. Auch diese Liste ist abschließend.

• Telemetrie- und Nutzungsmessdaten: aggregierte technische Messwerte zu Auslastung, Antwortzeiten, Fehlerquoten, Client- und Gerätemetriken, Verfügbarkeitsmessungen, Kapazitätsplanungsdaten.
• Betriebs- und Systemprotokolle: Anwendungs-, Server-, Container-, Datenbank-, Netz-, Firewall- und Proxyprotokolle, Ereignisdaten des Monitorings und der Alarmierung, Deployment- und Änderungsprotokolle der Plattform. Die fachlichen Protokolle mit Dokumentationsbezug gehören nicht dazu; sie sind exportierbar.
• Caches und temporäre Verarbeitungsdaten: Zwischenspeicher, Sitzungsspeicher, Warteschlangen, Rechenzwischenergebnisse, temporäre Dateien und Renderergebnisse ohne eigenen fachlichen Aussagewert, die sich jederzeit neu erzeugen lassen.
• Interne Index-, Such- und Modellstrukturen: Suchindizes, Vektor- und Einbettungsindizes, Sprach- und Aussprachemodelle, Klassifikations- und Bewertungsmodelle, Modellparameter, Prompt- und Verarbeitungsvorlagen, interne Qualitätsmetriken. Die fachlichen Ergebnisse dieser Verarbeitung sind exportierbar.
• Missbrauchs-, Betrugs- und Sicherheitserkennung: Regeln, Merkmale, Schwellenwerte und Ergebnisse der Angriffs-, Missbrauchs- und Betrugserkennung, Ratenbegrenzungsdaten, Sperrlisten, Signaturen, forensische Artefakte und Vorfallakten.
• Sicherungskopien und Archivmedien: Backups, Snapshots, Replikate und Archivmedien als solche. Die darin enthaltenen fachlichen Daten sind über die Liste oben exportierbar.
• Interne Verwaltungs- und Geschäftsdaten: Kalkulationen, interne Vermerke, Support-Interna, Kapazitäts- und Lizenzverwaltung, Quellcode, Konfigurationsgeheimnisse, Schlüsselmaterial, Zugangsdaten und Verschlüsselungsmaterial.
• Daten Dritter: Daten anderer Mandanten sowie Daten, an denen Dritte Rechte halten und deren Herausgabe wir nicht gestatten dürfen.

Wir berufen uns auf diese Ausnahmen nicht, um exportierbare Daten zurückzuhalten. Ist eine Zuordnung zweifelhaft, gilt die Datenkategorie als exportierbar.

4. Formate und Exportwege (Art. 30 Data Act)

Wir stellen die exportierbaren Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bereit:

• Strukturierte Fach- und Stammdaten: CSV (UTF-8, RFC 4180) und JSON.
• Zusammenhängender Export mit Beziehungen: JSON-Datensatz je Entität mit Fremdschlüsseln; von uns aufbereitet, nicht als Selbstbedienung in der Anwendung.
• Dokumentierte Pflegeinhalte zur Aktenführung: PDF/A-3 je Bewohner, chronologisch, mit Änderungshistorie.
• Medikations- und Verordnungsdaten: CSV und JSON, zusätzlich FHIR R4, soweit fachlich abbildbar.
• Bewohner- und Falldaten mit Gesundheitsbezug: CSV und JSON, zusätzlich FHIR R4, soweit fachlich abbildbar.
• Personal- und Abrechnungsdaten für die Lohnbuchhaltung: CSV sowie DATEV- und LODAS-Exportformat.
• Angehängte Dateien, Bilder und Unterschriften: Originaldateiformat mit Manifestdatei (Zuordnung und Prüfsumme).
• Struktur- und Feldbeschreibung: Markdown und JSON-Schema (Datenwörterbuch, Feldtypen, Schlüsselbeziehungen, Codelisten).

Für den Export stehen diese Wege zur Verfügung:

• Selbstbedienung in der Anwendung über die vorhandenen Fachexporte: Lohn- und Gehaltsdaten in den Formaten DATEV und LODAS, Abrechnungsdaten nach § 302 SGB V, Qualitätsdaten für InQS und für die Prüfung durch den Medizinischen Dienst, Zeitwirtschafts- und Controllingauswertungen, Pflegegradakte sowie Tourenpläne als PDF. Diese Exporte stehen während der gesamten Vertragslaufzeit zur Verfügung, auch während einer Sperrung wegen Zahlungsverzugs. Ein Gesamtexport aller Daten auf Knopfdruck ist nicht Bestandteil der Anwendung.
• Verschlüsseltes Downloadpaket über einen zugangsgeschützten Link mit Ablaufdatum. Auf diesem Weg stellen wir alle exportierbaren Daten bereit, die die Fachexporte nicht abdecken; wir bereiten sie dafür auf.
• Verschlüsselter Datenträger auf Ihr Verlangen gegen Erstattung der Sachkosten für Datenträger und Versand.

Die Nutzung dieser Exportwege ist unentgeltlich. Die Format- und Strukturdokumentation der Exporte halten wir aktuell und stellen sie Ihnen und dem aufnehmenden Anbieter ebenfalls unentgeltlich zur Verfügung. Exporte werden verschlüsselt bereitgestellt und übertragen; der Zugang wird authentifiziert und protokolliert. Nach Ablauf der Abrufphase besteht kein Anspruch mehr auf Zugang zu den Exportwegen oder erneute Bereitstellung.

5. Entgelte (Art. 29 Data Act)

Für den Wechsel, den Datenexport und die Bereitstellung der Exportwege erheben wir kein Entgelt. Das gilt für das Wechselverlangen, den Übergangszeitraum, unsere Unterstützungsleistungen, alle Exporte der oben genannten Datenkategorien, die Nutzung der Exportwege, die Abrufphase sowie die Löschung einschließlich Löschbestätigung.

Entgeltfähig bleiben nur zusätzliche Leistungen, die Sie ausdrücklich und gesondert in Textform beauftragen und die über die gesetzliche Wechselunterstützung hinausgehen, zum Beispiel die Konvertierung in ein hier nicht genanntes Zielformat, kundenindividuelle Migrationslogik, Projektleistungen im System des aufnehmenden Anbieters, eine Verlängerung der Abrufphase über 30 Kalendertage hinaus sowie Sachkosten für Datenträger und Versand. Vor einer Beauftragung weisen wir auf die Entgeltpflicht und auf die unentgeltliche Alternative hin.

Abgrenzung: Ausgleich bei vorzeitiger Beendigung. Die Unentgeltlichkeit des Wechsels betrifft nicht die vereinbarte Vergütung. Beenden Sie einen befristeten Vertrag vor Ablauf der Mindestlaufzeit, ohne dass ein von uns zu vertretender Grund oder ein gesetzliches Kündigungsrecht vorliegt, kann der im Hauptvertrag vereinbarte Ausgleich für die vorzeitige Beendigung anfallen. Ersparte Aufwendungen werden angerechnet, und Sie können einen geringeren oder keinen Schaden nachweisen. Dieser Ausgleich ist kein Wechselentgelt und keine Vertragsstrafe. Er entsteht unabhängig davon, ob Sie wechseln oder den Dienst ersatzlos beenden. Über den Ausgleich informieren wir vor Vertragsschluss in Textform.

Bereits gezahlte Vergütung, die auf den Zeitraum nach Vertragsende entfällt, erstatten wir zeitanteilig.

Hinweis zur Rechtslage: Ab dem 12. Januar 2027 sind Wechselentgelte unionsweit verboten (Art. 29 Abs. 1 Data Act). Wir erheben schon heute keine.

6. Gerichtsbarkeit und Standorte der Verarbeitung (Art. 28 Data Act)

Die Verarbeitung der Fach- und Gesundheitsdaten erfolgt ausschließlich in der Europäischen Union:

• Produktivbetrieb und Datenhaltung: Rechenzentrum Nürnberg, Deutschland (Hetzner Online GmbH).
• Auslagerungssicherung (Offsite-Backup): Rechenzentrum Helsinki, Finnland (Hetzner Online GmbH). Die Zweitkopie ist vor der Übertragung verschlüsselt; die Schlüssel bleiben bei uns.

Anwendbares Recht ist deutsches Recht.

Ausnahme Benachrichtigungs-E-Mails: Für den Versand von Benachrichtigungs-E-Mails wird ein Dienstleister mit Sitz in den Vereinigten Staaten eingesetzt (Resend Inc., siehe Abschnitt 7). Übermittelt werden dabei ausschließlich E-Mail-Adresse, Name der empfangenden Person, Firmenname und der Nachrichtentext. Bewohner- und Gesundheitsdaten werden nicht übermittelt. Grundlage der Übermittlung sind die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914, Modul 3) nebst dokumentierter Übermittlungsfolgenabschätzung.

Ändern sich die Verarbeitungsorte der Fach- und Gesundheitsdaten, bleiben sie auf das Gebiet der Europäischen Union beschränkt. Eine weitere Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union über den beschriebenen Versand hinaus ist nicht vorgesehen.

Schutz vor dem Zugriff ausländischer Behörden auf nicht personenbezogene Daten

Wir treffen technische, organisatorische und rechtliche Maßnahmen, damit ausländische Behörden nicht rechtswidrig auf nicht personenbezogene Daten in der EU zugreifen:

• Wir haben keine Niederlassung, Tochtergesellschaft oder sonstige Präsenz außerhalb der Europäischen Union.
• Für die Verarbeitung Ihrer Fach- und Gesundheitsdaten setzen wir keine Auftragsverarbeiter ein, die ihren Sitz in einem Drittland haben oder über eine Konzernbindung einem Drittlandsrecht unterliegen. Einzige Ausnahme ist der Versanddienst für Benachrichtigungs-E-Mails (Abschnitt 7). Er erhält keine Fach-, Bewohner- oder Gesundheitsdaten.
• Daten werden bei der Übertragung und im Speicher verschlüsselt. Das Schlüsselmaterial bleibt in unserer Verfügungsgewalt und liegt nicht beim Rechenzentrumsbetreiber.
• Ein Herausgabeverlangen einer Behörde aus einem Drittland erfüllen wir nicht unmittelbar. Es wird nach Art. 48 DSGVO behandelt und nur über ein Rechtshilfeabkommen oder eine entsprechende völkerrechtliche Übereinkunft bearbeitet. Wir prüfen jedes Verlangen rechtlich, informieren betroffene Kunden, soweit dies zulässig ist, und schöpfen zulässige Rechtsmittel aus.

7. Unterauftragnehmer

Wir setzen folgende Unterauftragnehmer ein:

• Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland – Hosting, Speicher, Netz, Rechenzentrumsbetrieb und Sicherungsspeicher. Verarbeitungsorte: Nürnberg (Deutschland) und Helsinki (Finnland). Zertifiziert nach DIN ISO/IEC 27001:2022.
• Resend Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA – Versand von Benachrichtigungs-E-Mails wie Einladungen, Kennwortzurücksetzung sowie Betriebs- und Statusmeldungen. Verarbeitungsort: Vereinigte Staaten. Übermittelt werden ausschließlich E-Mail-Adresse, Name der empfangenden Person, Firmenname und der Nachrichtentext. Bewohner- und Gesundheitsdaten sowie Inhalte der Pflegedokumentation werden nicht übermittelt. Grundlage der Übermittlung sind die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914, Modul 3) nebst dokumentierter Übermittlungsfolgenabschätzung.

Alle Unterauftragnehmer sind vertraglich auf dieselben Datenschutzpflichten verpflichtet, die uns treffen. Die Liste wird fortlaufend aktuell gehalten. Jede Hinzuziehung oder Ersetzung teilen wir unseren Kunden mindestens 30 Kalendertage vorher in Textform mit; Kunden können begründet widersprechen. Die vollständige Fassung mit allen Einzelangaben erhalten Sie als Anlage 4b zum Auftragsverarbeitungsvertrag.

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Stand: 20. August 2026. Wir aktualisieren diese Informationen, sobald sich Fristen, Formate, Verarbeitungsorte oder Unterauftragnehmer ändern.