Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website und die Plattform VitalDesk nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung?
Die Datenverarbeitung erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Abschnitt "Verantwortliche Stelle" entnehmen.

Wie erfassen wir Ihre Daten?
Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen (z.B. bei der Registrierung oder Dateneingabe in der Plattform). Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst (z.B. Internetbrowser, Betriebssystem, Uhrzeit des Seitenaufrufs).

Wofür nutzen wir Ihre Daten?
Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website und Plattform zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden.

Welche Rechte haben Sie?
Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten. Sie haben außerdem ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese jederzeit für die Zukunft widerrufen.

2. Hosting

Diese Website und die Plattform VitalDesk werden bei Hetzner Online GmbH gehostet.

Hetzner Online GmbH
Industriestr. 25
91710 Gunzenhausen
Deutschland

Produktivbetrieb und Datenhaltung erfolgen im Rechenzentrum Nürnberg (Deutschland). Die räumlich getrennte Auslagerungssicherung (Offsite-Backup) liegt verschlüsselt im Rechenzentrum Helsinki (Finnland). Die Verarbeitung der Fach- und Gesundheitsdaten erfolgt damit ausschließlich in der Europäischen Union. Ausschließlich für den Versand von Benachrichtigungs-E-Mails setzen wir einen Dienstleister mit Sitz in den Vereinigten Staaten ein (siehe Abschnitt 9). Der Einsatz des Hosters erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) mit Hetzner geschlossen.

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Plattform nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Verantwortliche Stelle

Xaver Bauer – Management- und Organisationsberatung
Pilgramsroth 130
96450 Coburg
E-Mail: info@vitaldesk.de

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung haben (z.B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen).

Widerruf Ihrer Einwilligung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Werden personenbezogene Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch einzulegen.

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von "http://" auf "https://" wechselt.

Auskunft, Löschung und Berichtigung

Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten.

4. Datenerfassung auf dieser Website

Cookies

Unsere Plattform verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien und richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an. Sie werden entweder vorübergehend (Session-Cookies) oder dauerhaft (permanente Cookies) gespeichert. Notwendige Cookies werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gespeichert. Sofern eine Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Speicherung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Server-Log-Dateien

Der Hoster erhebt und speichert automatisch Informationen in Server-Log-Dateien: Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Referrer URL, Hostname, Uhrzeit der Serveranfrage, IP-Adresse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

Registrierung und Kundenkonto

Bei der Registrierung auf unserer Plattform erheben wir folgende Daten: E-Mail-Adresse, Firmenname, Branche und Bundesland. Diese Daten werden zur Vertragsdurchführung gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Löschanfragen können jederzeit gestellt werden. Die Ausführung richtet sich nach dem vereinbarten Verfahren, dem bestätigten Löschumfang und gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Bei der Registrierung können Sie freiwillig in begleitende Produkttipps während der Testphase einwilligen. Gespeichert werden der Einwilligungsstatus und der Zeitpunkt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ein Widerruf ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per Antwort auf eine entsprechende E-Mail möglich.

Ablaufanalyse und Bestätigung der Eingabeberechtigung

Bei einer Anfrage zur Ablaufanalyse erhält Xaver Bauer – Management- und Organisationsberatung Ihre Einrichtungs- und Kontaktdaten, den gewünschten Leistungsumfang und gegebenenfalls Rechnungsdaten, Ihre Nachricht und zusammengefasste Analysekennzahlen. Wir verwenden diese Angaben zur Bearbeitung der Anfrage und zur Bereitstellung des vereinbarten Zugangs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei einem Vertrag mit Ihnen; bei Ansprechpartnern einer Einrichtung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Bearbeitung der geschäftlichen Anfrage.

Im kostenlosen Rechner ohne Speicherfunktion bleiben die fachlichen Eingaben im Browser. Bei einer Lizenz mit Speicherfunktion werden die Analysedaten nach der Bestätigung geladen und beim Bearbeiten automatisch an unseren Server übermittelt. Dafür gelten die vereinbarte Auftragsverarbeitung und der freigegebene Datenumfang. Der öffentliche Ablaufanalyse-AVV umfasst keine Bewohner- oder Gesundheitsdaten. Geben Sie solche Daten daher nicht ein. Auch ein persönlicher Zugangslink erweitert den vereinbarten Datenumfang nicht.

Vor der Anfrage und vor dem Öffnen der Analyse über einen persönlichen Link bestätigen Sie, dass Sie diese Hinweise zur Kenntnis genommen haben und zur Verwendung der Einrichtungsdaten berechtigt sind. Wir speichern die letzte Bestätigung mit Zeitpunkt und Textversion bei der Anfrage oder beim authentifizierten Teilnehmerzugang. Beim Lizenzzugang handelt es sich um eine dem Zugang zugeordnete Erklärung, nicht um einen gesonderten Identitätsnachweis. Zur technischen Prüfung wird dort ein notwendiges, signiertes Cookie für höchstens acht Stunden gesetzt. Die bestehende Lizenz- und gegebenenfalls Geräteprüfung bleibt zusätzlich erforderlich.

Der Nachweis dient unserem berechtigten Interesse an nachvollziehbaren Zugriffs- und Berechtigungserklärungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Seine Speicherdauer richtet sich nach dem Zweck der zugehörigen Anfrage beziehungsweise Teilnahme und erforderlichen gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Rechtsverteidigungszwecken; er entfällt mit der Löschung des zugehörigen Datensatzes. Die Bestätigung ist keine Werbeeinwilligung und ersetzt weder einen erforderlichen AVV noch eine Rechtsgrundlage für Daten anderer Personen. Ihre Rechte und unsere Kontaktinformationen finden Sie in Abschnitt 3.

Plattform-Daten (Unternehmensdaten)

VitalDesk verarbeitet je nach verwendetem Modul sowohl aggregierte Unternehmenskennzahlen als auch personenbezogene Beschäftigten-, Bewohner- und Kontaktdaten. Art, Umfang, Rechtsgrundlage und Berechtigung müssen durch den jeweiligen Verantwortlichen festgelegt werden. Weitere Datenkategorien sind in Abschnitt 8 aufgeführt.

Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller personenbezogenen Daten zwecks Bearbeitung bei uns gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO.

Optionale Praxistipps und Produktinformationen

Bei kostenlosen Downloads können Sie freiwillig einwilligen, Praxistipps und Informationen zu VitalDesk per E-Mail zu erhalten. Der Download ist nicht von dieser Einwilligung abhängig. Gespeichert werden E-Mail-Adresse, Quelle sowie Zeitpunkt und Status der Einwilligung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; anschließend werden keine weiteren Marketing-E-Mails versendet.

5. KI-Funktionen (derzeit nicht aktiv)

In VitalDesk ist derzeit keine Funktion künstlicher Intelligenz aktiv. Es werden keine Daten an einen Anbieter von KI-Modellen übermittelt. Sollten KI-Funktionen künftig aktiviert werden, informieren wir vorher und aktualisieren diese Datenschutzerklärung. Maßgeblich sind dann Zweck, Rechtsgrundlage, Datenkategorien, Verarbeitungsort und die vereinbarte Auftragsverarbeitung.

6. Ihre Rechte im Überblick

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@vitaldesk.de

7. Löschung Ihres Kontos

Sie können die Löschung über die Kontoeinstellungen oder per E-Mail an info@vitaldesk.de anfragen. Vor der Ausführung werden Identität, Mandantenzuordnung, vertraglicher Löschumfang und gesetzliche Aufbewahrungspflichten geprüft. Die Durchführung wird koordiniert bestätigt.

8. Datenverarbeitung im Produkt VitalDesk

Verarbeitete Datenkategorien

Im Rahmen der Nutzung der VitalDesk-Plattform verarbeiten wir im Auftrag unserer Kunden (Arbeitgeber) folgende personenbezogene Daten der Beschäftigten:

• Stammdaten: Name, E-Mail-Adresse, Position, Abteilung, Eintrittsdatum
• Vergütungsdaten: Bruttogehalt (optional)
• Zeiterfassung: Arbeitszeitbeginn, -ende, Pausen, Arbeitsort
• Abwesenheitsdaten: Urlaub, Krankheitstage, sonstige Abwesenheiten
• BEM-Daten: Daten im Rahmen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements nach §167 SGB IX (Krankheitsdauer, Verlaufsdokumentation, Maßnahmen)

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Beschäftigtendaten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung: Für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderliche Verarbeitungen (z.B. Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung)
• Art. 88 DSGVO i.V.m. §26 BDSG – Beschäftigtendatenschutz: Verarbeitung von Beschäftigtendaten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses
• §167 SGB IX – Besondere Zweckbindung für BEM-Daten: BEM-Daten dürfen ausschließlich zum Zweck des Betrieblichen Eingliederungsmanagements verarbeitet werden
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung: z.B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten nach §257 HGB und §16 ArbZG

Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden während der Vertragslaufzeit gespeichert und nach Vertragsende gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt. Details entnehmen Sie unserem Löschkonzept.

Besondere Schutzmaßnahmen für BEM-Daten

BEM-Daten unterliegen einer strengen Zweckbindung nach §167 SGB IX. Sie dürfen ausschließlich zur Durchführung des BEM-Verfahrens verwendet werden. VitalDesk implementiert hierfür eine gesonderte Zugriffskontrolle: Nur ausdrücklich berechtigte Verwaltungsrollen können BEM-Fälle bearbeiten. Verknüpfte Mitarbeiter können, soweit für ihr Konto freigegeben, ausschließlich den eigenen Fall einsehen. Eine Weitergabe an Dritte oder eine Verwendung zu anderen Zwecken (z.B. für Kündigungsentscheidungen) ist unzulässig.

9. Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)

VitalDesk verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag seiner Kunden (Auftraggeber). Der Kunde bleibt Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Wir handeln als Auftragsverarbeiter und verarbeiten Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden.

Wir schließen mit jedem Kunden einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO ab.

Für die Erbringung unserer Leistungen setzen wir folgende Unterauftragnehmer ein:

• Hetzner Online GmbH (Hosting & Infrastruktur)
  Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland
  Verarbeitungsorte: Rechenzentrum Nürnberg, Deutschland (Produktivbetrieb und Datenhaltung) und Rechenzentrum Helsinki, Finnland (verschlüsselte Auslagerungssicherung) – ausschließlich EU
• Resend Inc. (Versand von Benachrichtigungs-E-Mails)
  2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA
  Verarbeitungsort: Vereinigte Staaten. Übermittelt werden ausschließlich E-Mail-Adresse, Name der empfangenden Person, Firmenname und der Nachrichtentext. Bewohner- und Gesundheitsdaten werden nicht übermittelt. Grundlage der Übermittlung sind die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914, Modul 3) nebst dokumentierter Übermittlungsfolgenabschätzung (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO)

10. Löschkonzept

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald der Verarbeitungszweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Es gelten folgende Fristen:

• Konto-Löschung: Nach bestätigter Löschanfrage werden Daten gemäß vereinbartem Löschumfang und unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten entfernt
• Lohnunterlagen / Gehaltsdaten: 10 Jahre gemäß §257 Abs. 1 HGB
• BEM-Daten: 3 Jahre nach Abschluss des BEM-Verfahrens (§167 SGB IX, orientiert an der Verjährungsfrist für arbeitsrechtliche Ansprüche)
• Zeiterfassungsdaten: 2 Jahre gemäß §16 Abs. 2 ArbZG
• Rechnungen und Zahlungsnachweise: 10 Jahre gemäß §147 AO i.V.m. §257 HGB

Das vollständige Löschkonzept finden Sie unter: vitaldesk.de/loeschkonzept