Die Ablaufanalyse ist der Einstieg: Ein Wohnbereich wird kostenfrei geprüft. Wenn mehr als 25 % ungenutzte Arbeitszeit sichtbar werden, führt VitalDesk direkt in Regelbesetzung, Tourenplanung, Dienstplanung, Maßnahmenplanung und Evaluation. Alles kompetenz- und qualifikationsbezogen nach QN1 bis QN4.
Ablaufanalyse, Dienstplananalyse und Personalanalyse zeigen, wo Zeit, Schlüssel, Kompetenzen und Personal wirken.
Aus Nettobedarf, gesetzlichen Personalschlüsseln, Rollenbildern und QN-Logik entstehen Touren und Abläufe.
Dienstplanung, pflegerische Maßnahmen, Zeitdefinition und Verantwortlichkeiten werden im Wohnbereich steuerbar.
Abweichungen, Qualität, Feedback und Rollenwirksamkeit führen in den nächsten Analysezyklus zurück.
Pflegedienstleitungen brauchen mehr als einen besetzten Dienstplan: Sie müssen wissen, ob die vorhandene Dienstzeit tatsächlich in Versorgung, Anleitung, Behandlungspflege, Dokumentation, Betreuung und Hauswirtschaft ankommt. VitalDesk macht diese Steuerungsgrundlage sichtbar und führt danach klar in Planung, Umsetzung und Evaluation.
Kein Vollersatz nötig: VitalDesk läuft parallel zu Ihrer bestehenden Pflegesoftware. Sie behalten Abrechnung und Bewohnerverwaltung beim alten Anbieter – und holen sich die drei Bereiche, die im Alltag oft getrennt geplant werden. Ergonomisch, §113c-konform, MDK-sicher.
Tourenplan wird automatisch erstellt: QN-Matching, gleichmäßige Auslastung, optimale Laufwege. PDL kann per Drag&Drop anpassen.
Jede Pflegekraft sieht in der App nur ihre eigenen Aufgaben – chronologisch mit Bewohner, Zimmer, Uhrzeit und Tätigkeit.
Echtzeit-Übersicht: Welcher MA ist wie weit? Fortschrittsbalken, Ampel-Status, automatische Aktualisierung alle 30 Sekunden.
Bundeseinheitliche Anhaltswerte oder vier individuelle Schlüssel-Varianten – Gesamt+FK, FK-Zielquote, QN-Stufen pro Pflegegrad oder Verhältnis-Schlüssel 1:X.Freistellungen (Betriebsrat, §43b, PDL, individuell) werden in Soll-VZÄ und Tourenplanung automatisch abgezogen. Ampelsystem, QN-Mix, Trend-Analyse.
Gauge-Charts mit Ampelsystem: Personalbesetzung vs. Bedarf pro Station. Belegungsquote, Zimmerübersicht, 6-Monats-Trend.
Schichtpläne mit Mindestbesetzung, Wunschplan, Rollpläne. Konfigurierbare Dienstzeiten pro Station.
Eigene Rundgänge mit konfigurierbaren Intervallen. Nachtwache sieht genau welche Bewohner wann versorgt werden.
Urlaub, Krank, Fortbildung – automatische Brutto-VK-Berechnung. Bundeslandspezifische Schlüssel (PDL, §43b, Nachtwache).
Ab Dezember 2026 wird die Telematikinfrastruktur Pflicht – auch für Pflegeeinrichtungen. VitalDesk unterstützt bereits ePA, KIM, eRezept und vollelektronische Abrechnung nach §105 SGB XI. Kein Nachrüsten, kein Zeitdruck.
„Pflegekräfte brauchen Zeit für Menschen statt für Formulare“ – mit VitalDesk dokumentieren sie direkt am Bewohnerbett, per Sprache oder mit einem Tap.
Pflegeeinrichtungen können die Anschaffung von VitalDesk über zwei Fördertöpfe nach §8 SGB XI finanzieren. Wir unterstützen Sie beim Antrag.
Beide Fördertöpfe sind kombinierbar. Wir prüfen für Sie die Förderfähigkeit, unterstützen bei der Antragstellung und begleiten den gesamten Förderprozess – von der Idee bis zum Bewilligungsbescheid.
Die PeBeM-Berechnung und Tourenplanung in VitalDesk wurde von Xaver Bauer (Dienstplanbauer) mitentwickelt – einem spezialisierten Fachberater für Personalbemessung nach §113c SGB XI in der stationären Altenhilfe und Mitgründer von VitalDesk.
Die technische Einrichtung übernimmt unser Entwicklerteam, die fachliche Schulung Ihrer Mitarbeiter führt Xaver Bauer persönlich durch – vor Ort in Ihrer Einrichtung.
Die Tabelle zeigt, worauf es bei PeBeM, Wohnbereichssteuerung, Tourenplanung und mobiler Rückmeldung im Pflegealltag ankommt. So wird sichtbar, welche Bausteine für einen messbaren Pilot entscheidend sind.
| Feature | VitalDesk | Klassische Pflegesoftware | Teilmodule / Insellösungen |
|---|---|---|---|
| PeBeM-Berechnung | ✓ Live aus Bewohnerdaten | ✓ separates Modul | ✓ tagesaktuelle Belegung |
| 4 individuelle PeBeM-Schlüsselvarianten | ✓ Gesamt+FK / QN-Stufen / 1:X | ✗ nicht beworben | ✗ nicht beworben |
| Freistellungen in Soll-VZÄ abgezogen | ✓ BR, §43b, PDL, individuell | ✗ nicht beworben | ✗ nicht beworben |
| PeBeM-Soll/Ist im Tourenplan live | ✓ Echtzeit-Abgleich | ✗ nicht beworben | ✗ nicht beworben |
| KI-Dienstplanung | ✓ | ✗ nicht beworben | ✓ KI-Erstellung beworben |
| Tourenplanung stationär | ✓ KI + manuell | ✗ nicht beworben | ✗ nicht beworben |
| Individuelle MA-Tagesabläufe in der App | ✓ pro Pflegekraft | ✗ nicht beworben | ✗ nicht beworben |
| Mobile App | ✓ PWA, offline-fähig | ✓ mobile Zusatzlösung | ✓ MD CarePad / MD Time |
| Förderfähig §8 SGB XI | ✓ Abs. 8 (12.000 €) | ✓ Abs. 7 (40 %) | ✓ Abs. 7 (40 %) |
| Onboarding | Kostenlos mit Xaver Bauer | 5-stellig (typisch) | 5-stellig (typisch) |
| Vertragslaufzeit | 30 Tage Test ohne Vertrag | mehrjährig (typisch) | mehrjährig (typisch) |
| Preis | Individuell nach Bedarfsanalyse | 4-5-stellig/Jahr | 4-5-stellig/Jahr |
Einordnung auf Basis oeffentlich zugaenglicher Herstellerinformationen und branchenueblicher Erfahrungswerte. Konkrete Konditionen, Modulzusaetze und Vertragslaufzeiten koennen je Anbieter und Einrichtung abweichen.
Jede Einrichtung ist anders – deshalb gibt es bei VitalDesk keine Tarif-Tabelle von der Stange. Wir vereinbaren ein kurzes Gespräch, schauen uns Ihre Wohnbereiche, Bewohnerstruktur und Bestandssoftware an – und machen Ihnen ein passgenaues Angebot.
Einrichtung & Schulung durch unseren Mitgründer Xaver Bauer – PeBeM-Praxisberater seit vielen Jahren, baut die Lösung gemeinsam mit Ihnen auf. Persönlich, fachlich, nicht nur technisch.
Pilotphase mit Ihren echten Bewohner- und Mitarbeiterdaten – kein Vertrag, kein Wechsel der Bestandssoftware nötig. Sie sehen vor dem Kauf, wie viele Stunden VitalDesk wirklich einspart.
Kostenlos startenNach §8 Abs. 8 SGB XI bis zu 12.000 € einmalig förderfähig – im ersten Jahr ist VitalDesk für viele Einrichtungen effektiv kostenlos. Wir prüfen das gemeinsam.
Förderung prüfenModulpreise abhängig von Einrichtungsgröße und gewünschten Bausteinen · Parallelbetrieb zur Bestandssoftware möglich · Keine Mindestlaufzeit im Pilot
Wir zeigen Ihnen in 30 Minuten, wie VitalDesk Ihre Einrichtung entlastet – persönlich, unverbindlich, auf Ihre Situation zugeschnitten.
30 Tage kostenlos testen · Onboarding mit Xaver inklusive · Parallel zur Bestandssoftware · Kein Wechsel nötig