Allgemeine Geschäftsbedingungen für die Nutzung der Ablaufanalyse

Stand: Juni 2026

§ 1 Geltungsbereich und Anbieter

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Verträge über die Freischaltung und Nutzung der webbasierten Ablaufanalyse auf vitaldesk.de (nachfolgend "Software") zwischen

Xaver Bauer – Management- und Organisationsberatung
Pilgramsroth 130
96450 Coburg
(nachfolgend "Auftragnehmer")

und der beauftragenden Einrichtung (nachfolgend "Auftraggeber"). Sie ergänzen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers für Beratungs- und Unterstützungsleistungen in den Bereichen Management- und Organisationsberatung, Prozess- und Ablauforganisation, Personaleinsatzplanung sowie strategische Beratung für die Pflege- und Sozialwirtschaft. Abweichende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Auftraggebers werden nur wirksam, wenn der Auftragnehmer ihrer Geltung schriftlich zustimmt.

§ 2 Unternehmer

Das Angebot zur Freischaltung der Software richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, insbesondere an Pflegeeinrichtungen, deren Träger und vergleichbare Organisationen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist ausgeschlossen; mit Absenden der Anfrage bestätigt der Auftraggeber, als Unternehmer zu handeln.

§ 3 Vertragsschluss und Leistungsumfang

1. Die Darstellung der Software auf vitaldesk.de ist kein bindendes Angebot. Mit Absenden des Anfrageformulars gibt der Auftraggeber ein verbindliches Angebot auf Freischaltung der ausgewählten Bereiche ab. Der Vertrag kommt mit Zugang der Rechnung oder mit der Freischaltung zustande, je nachdem, was früher eintritt.

2. Der Leistungsumfang ergibt sich aus dem Anfrageformular: Die Auswertung eines Wohnbereichs ist kostenlos. Weitere Wohnbereiche sowie die Arbeitsbereiche Betreuung und Hauswirtschaft (Küche/Wäscherei) werden je Bereich einmalig zu dem im Formular ausgewiesenen Preis freigeschaltet. Für Bestandskundinnen und Bestandskunden von VitalDesk oder DIENSTPLANBAUER.de ist die Freischaltung nach Prüfung des Kundenstatus kostenlos.

3. Gegenstand des Vertrags ist die Bereitstellung der Software zur eigenen Auswertung durch den Auftraggeber, nicht das Erreichen eines bestimmten wirtschaftlichen Erfolgs.

4. Der Auftragnehmer bedient sich zum technischen Betrieb der Software geeigneter Subunternehmer (insbesondere ChairTech, Inh. Christian Mueller, als Betreiber der Plattform vitaldesk.de), bleibt jedoch für die Vertragserfüllung verantwortlich.

§ 4 Vergütung und Freischaltung

1. Es gilt der im Anfrageformular ausgewiesene Preis je Zusatzbereich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Die Rechnung wird nach Eingang der Anfrage automatisch erstellt und an die angegebene E-Mail-Adresse versendet; sie ist sofort nach Erhalt ohne Abzug fällig.

2. Die Freischaltung der kostenpflichtigen Bereiche erfolgt erst nach Prüfung des Zahlungseingangs. Der Auftraggeber erhält anschließend eine Freigabemail mit seinem persönlichen Zugangslink.

3. Bei Zahlungsverzug ist der Auftragnehmer berechtigt, Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe zu berechnen.

§ 5 Nutzungsrecht

1. Der Auftraggeber erhält mit der Freischaltung ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht an den freigeschalteten Bereichen der Software für eigene Zwecke seiner Einrichtung.

2. Eine Weitergabe des Zugangslinks an Dritte außerhalb der eigenen Einrichtung sowie eine Veröffentlichung von Auswertungen, die die Software erkennbar wiedergeben, bedürfen der schriftlichen Zustimmung des Auftragnehmers.

§ 6 Verfügbarkeit der Software

1. Der Auftragnehmer bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit der Software, schuldet jedoch keine ununterbrochene Erreichbarkeit. Wartungsarbeiten und Weiterentwicklungen können zu vorübergehenden Einschränkungen führen.

2. Eine dauerhafte Einstellung der Software wird dem Auftraggeber mit angemessener Frist vorab mitgeteilt.

§ 7 Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

Der Auftraggeber gibt die für die Auswertung erforderlichen Daten (z. B. Dienstzeiten, Maßnahmen, Qualifikationsniveaus) vollständig und richtig in die Software ein. Die Qualität der Auswertung hängt von der Richtigkeit dieser Eingaben ab.

§ 8 Schweigepflicht und Datenschutz

1. Der Auftragnehmer behandelt alle im Zusammenhang mit dem Auftrag bekannt gewordenen Informationen vertraulich – auch nach Beendigung des Vertrags.

2. Personenbezogene Daten werden ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen (insbesondere DSGVO) verarbeitet. Es gilt ergänzend die Datenschutzerklärung der Plattform vitaldesk.de.

§ 9 Gewährleistung

1. Der Auftragnehmer leistet bei Mängeln der Software Gewähr durch Nachbesserung.

2. Ein Rücktritt vom Vertrag ist nur möglich, wenn die Nacherfüllung fehlgeschlagen oder unzumutbar ist.

3. Mängel sind unverzüglich, spätestens zwei Wochen nach Feststellung, in Textform zu rügen.

§ 10 Haftung

1. Der Auftragnehmer haftet für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

2. Bei leichter Fahrlässigkeit wird nur für Schäden gehaftet, die vorhersehbar und vertragstypisch sind.

3. Die Haftung für entgangenen Gewinn ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

4. Die Haftungsobergrenze beträgt je Schadensfall 250.000 €.

§ 11 Laufzeit

Die Freischaltung wird einmalig berechnet und gilt zeitlich unbefristet für den freigeschalteten Umfang, längstens für die Dauer des Betriebs der Software (§ 6 Abs. 2). Wiederkehrende Kosten entstehen durch die Freischaltung nicht.

§ 12 Höhere Gewalt

Ereignisse außerhalb der Kontrolle des Auftragnehmers (z. B. Naturkatastrophen, Streiks, Pandemien, Ausfälle von Rechenzentren) verlängern die Leistungsfrist um die Dauer der Störung zuzüglich einer angemessenen Anlaufzeit.

§ 13 Schlussbestimmungen

1. Es gilt ausschließlich deutsches Recht.

2. Gerichtsstand ist der Sitz des Auftragnehmers, sofern der Auftraggeber Kaufmann ist.

3. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Regelungen unberührt.